Management von ERC-Projekten

Eine Glühbirne, in der ein grünes Blatt wächst

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Die Nationale Kontaktstelle zum Europäischen Forschungsrat (European Research Council, ERC) wird gemeinsam vom EU-Büro des BMBF (im DLR Projektträger) und der Kooperationsstelle EU der Wissenschaftsorganisationen (KoWi) betreut.

ERC Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement)

Wenn ein Projektantrag erfolgreich evaluiert wurde und der Principal Investigator (PI) den ERC-Grant annimmt, bereitet die ERC-Exekutivagentur (ERCEA) auf der Grundlage des Projektantrags eine Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) vor.

Die Finanzhilfevereinbarung wird zwischen der EU (vertreten durch die ERC-Exekutivagentur) und der Gastinstitution als Zuwendungsempfänger (beneficiary) des ERC-Grants geschlossen. Für ERC-Projekte sind die ERC-Musterfinanzhilfevereinbarungen für Horizont 2020 zu verwenden. Nur in wenigen Punkten gibt es die Möglichkeit, von dem Muster abweichende Bestimmungen zu verhandeln. Der eingereichte Projektantrag (Part B1 und B2) wird Teil der Vereinbarung.

Die Finanzhilfevereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien, insbesondere in Bezug auf die Projektdurchführung, die Finanzhilfe der EU und deren Verwendung sowie Berichtspflichten der Projektbeteiligten.

Ergänzend zur Finanzhilfevereinbarung schließen die Gastinstitution und der PI eine Zusatzvereinbarung (Supplementary Agreement) ab, mit der die Gastinstitution sich verpflichtet, dem Principal Investigator die für eine ordnungsgemäße Projektdurchführung notwendige Unterstützung und wissenschaftliche Unabhängigkeit zukommen zu lassen. Ein Mindestniveau der von der Gastinstitution zu gewährenden Unterstützung ist bereits durch die Finanzhilfevereinbarung vorgegeben.
Bestimmungen der Zusatzvereinbarung, die nicht in Einklang mit der Finanzhilfevereinbarung stehen, sind als ungültig zu betrachten. Der ERC wird die Finanzhilfevereinbarung erst nach Vorlage einer ordnungsgemäß unterzeichneten Zusatzvereinbarung unterzeichnen.

Finanzierungsregeln

Die Förderquoten für ERC-Projekte sind mit denen der sonstigen Horizont 2020 Research and Innovation Actions (RIA) identisch: Es werden 100 % der direkten erstattungsfähigen Projektkosten durch die EU erstattet. Die indirekten Kosten werden mit einer Flatrate in Höhe von 25 % der direkten Kosten abgegolten. Kosten für Unteraufträge sowie Kosten für Ressourcen, die von Dritten zur Verfügung gestellt werden und nicht auf dem Gelände des Zuwendungsempfängers eingesetzt werden, dürfen bei der Berechnung der Flatrate nicht einbezogen werden.

In ERC-Projekten des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms (2007-2013) beträgt die Höhe der indirekten Kosten noch 20 %.

Auch bei ERC-Projekten muss die tatsächliche Arbeitszeit auf dem Projekt nachgewiesen werden: Personen, die nur einen Teil ihrer Arbeitszeit für das Projekt aufwenden, müssen Timesheets oder vergleichbare Nachweise führen. Nur wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin 100 % seiner/ihrer Arbeitszeit auf das ERC-Projekt verwendet und dies arbeitsvertraglich festgelegt ist, muss nicht zwingend ein Zeitnachweis geführt werden. Zum besseren Nachhalten der erbrachten Arbeitsleistung ist das Führen eines Zeitnachweises trotzdem ratsam. Die Kommission hat für Horizont 2020-Projekte ein Mustertimesheet erstellt.
(Wenn das Mustertimesheet sich nicht öffnet, dann: „Tmpl_time-recors_en.odt” bitte nicht öffnen, sondern unter „speichern unter“ mit der Endung doc speichern => tmpl_time-records_en.doc und dann erst öffnen)

Der ERC zahlt zu Beginn des Projektes eine Vorfinanzierung (Pre-Financing) aus. Die Vorfinanzierung kann optional innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss, 30 Tage nach Projektstart oder bis zu 45 Tage vor dem Startdatum des Projektes gezahlt werden.

Weitere Besonderheiten der ERC-Finanzhilfevereinbarung betreffen die Möglichkeit des PI, die Gasteinrichtung zu wechseln (Portability of Grants) sowie Regeln für die Verpflichtung des Principal Investigators, einen bestimmten Anteil seiner Arbeitszeit für das Projekt aufzuwenden (time commitment). Die Vereinbarung beinhaltet weiterhin spezielle Klauseln für den Fall eines vorzeitigen Projektendes aus wissenschaftlichen Gründen oder wegen Nichtverfügbarkeit des PIs.

Budgetverschiebungen während der Projektlaufzeit zum Beispiel für nicht verbrauchte Personalkosten oder Übertragung von übrig gebliebenem Budget in die zweite Berichtsperiode sind möglich. In Zweifelsfällen sollte immer der Project Officer in der ERC-Exekutivagentur gefragt werden.

In jedem Fall muss die Budgetkalkulation angepasst werden und im nächsten Finanzbericht (financial report) ausreichend begründet werden. In der Vorlage für den Finanzbericht gibt es die Sektion "budget follow-up", in der Umverteilungen für die nächste Berichtsperiode angezeigt werden können.

Bestimmte Verschiebungen erfordern allerdings eine formale Vertragsänderung ("Amendment"): die Einführung von Unteraufverträgen (subcontracts) und Änderungen, die die wissenschaftlichen Ergebnisse des Projekts beeinflussen und damit wesentliche Änderungen des Projektablaufs darstellen.

Berichtspflichten

In Horizont 2020 werden alle Berichte elektronisch über das Teilnehmerportal (Participant Portal) eingereicht. Die Art und Form der Berichtspflichten sind im Grant Agreement geregelt und können je nach Jahr der Vertragsschließung und spezifischen Bedingungen in Einzelfällen voneinander abweichen. Es müssen Finanzberichte und wissenschaftliche Berichte erstellt werden. Für Erstere ist grundsätzlich die Verwaltung der Gasteinrichtung verantwortlich, für Letztere der Principal Investigator des Projekts.

Wissenschaftlicher Fortschrittsbericht (Scientific Report)

Für ERC-Maßnahmen muss der PI in der Regel zur Mitte des Projekts einen wissenschaftlichen Zwischenbericht einreichen. Dieser beschreibt unter anderem den inhaltlichen Fortschritt im Projekt, die bisherigen Ergebnisse des Vorhabens, die erzielten Veröffentlichungen sowie Änderungen im Projektverlauf. Zudem muss eine publizierbare Zusammenfassung des bisherigen Projektverlaufs beigefügt werden. Am Projektende ist ein wissenschaftlicher Abschlussbericht einzureichen, der die finalen Ergebnisse des Vorhabens beschreibt, alle Veröffentlichungen auflistet und erneut eine publizierbare Zusammenfassung des Projekts beinhaltet.

Finanzbericht (Financial Report)

Zusätzlich zu den wissenschaftlichen Fortschrittsberichten des PI hat die Gasteinrichtung Finanzberichte einzureichen. Anders als in Verbundprojekten sind die Berichtszeiträume für den wissenschaftlichen Fortschrittsbericht und den Finanzbericht unterschiedlich. In der Regel beträgt ein Finanzberichtszeitraum 18 Monate. In einem fünfjährigen Projekt hat die Gasteinrichtung somit vier Berichte einzureichen, wobei der vierte Bericht nur die letzten sechs Monate umfasst.

Der Finanzbericht enthält einen beschreibenden Part, der Informationen zu den erstattungsfähigen Kosten enthält. Zusätzlich einzureichen ist eine Kostenübersicht über alle im Berichtszeitraum für die Einrichtung entstandenen Kosten, eine genaue Auflistung der entstandenen direkten Kosten und eine aktualisierte Übersicht über die Budgetplanung der kommenden Berichtszeiträume. Sind neben der Gasteinrichtung weitere Einrichtungen am Projekt beteiligt (additional institutions oder verbundene Einrichtungen), so hat jede zusätzliche Einrichtung einen eigenen Finanzbericht (individual financial statement) zu erstellen. Automatisch wird dann ein Gesamtfinanzbericht (summary financial statement) auf Grundlage der Einzelberichte im Teilnehmerportal erstellt.

In Horizont 2020 hat die Gasteinrichtung oder die zusätzliche Einrichtung nur mit dem letzten Finanzbericht ein Auditzertifikat über alle im Projekt für die Einrichtung entstandenen Kosten einzureichen, sofern der Zuwendungsbetrag der Einrichtung 325.000 Euro überstiegen hat. In Projekten des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms sind bereits zwischendurch Auditzertifikate gefordert, soweit im Finanzzeitraum mehr als 375.000 Euro ausgegeben wurden.

Dokumente zur Projektdurchführung
FAQs zur Projektdurchführung