Herzlich willkommen
zum Videotutorial Personalkosten in Horizont 2020.
Diese Aufnahme wurde im August 2020 erstellt.
Mein Name ist Anika Werk und ich bin als Nationale Kontaktstelle
für Recht und Finanzen für Horizont 2020
vom Bundesministerium für Bildung und Forschung benannt.
Bei diesem Tutorial geht es um die Frage:
Wie berechne ich tatsächliche Personalkosten
nach Art. 6.2.A des Zuwendungsvertrages.
Nicht behandelt wird das Thema "unit costs", zu deutsch Stückkosten.
Mit unit costs sind zum einen Personalkosten-Durchschnittssätze
gemeint, zum anderen gibt es Vorgaben für die Abrechnung von
KMU-Geschäftsführern und natürlichen Personen ohne Jahresgehalt.
Weitere Informationen zu unit costs
finden Sie im "Annotated Model Grant Agreement".
Zur Erläuterung der korrekten Berechnung der Personalkosten
erkläre ich zunächst die wichtigsten Voraussetzungen,
nämlich das Vertragsverhältnis zwischen Einrichtung und Person.
Dann geht es darum, was zum Gehalt zählt,
was die EU unter Produktivstunden versteht
und wie der Stundensatz berechnet wird.
Schließlich werden die Voraussetzungen
an eine korrekte Zeiterfassung vorgestellt.
Art. 6.2 des Grant Agreements legt fest,
welche Kosten der Zuwendungsempfänger
bei der Europäischen Kommission geltend machen kann.
Personalkosten sind erstattungsfähig,
wenn Personal direkt beim Zuwendungsempfänger
nach nationalem Recht angestellt ist
und über einen gültigen Arbeitsvertrag verfügt.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zeitlich befristet
oder fest angestellt sein.
Wichtig ist, dass die Vergütung des Personals
den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entspricht.
Die Beschäftigung mit einem EU-Projekt
darf keine zusätzlichen Privilegien zur Folge haben,
die die Kosten für den Zuwendungsgeber,
die Europäische Kommission, erhöhen.
Die Anstellung über eine Zeitarbeitsfirma
ist nicht ausreichend, da hier kein Arbeitsvertrag
mit dem Zuwendungsempfänger geschlossen wird,
sondern mit einem anderen Unternehmen (der Zeitarbeitsfirma).
Diese Kosten könnten lediglich über einen Unterauftrag
oder als Dienstleistung geltend gemacht werden.
Unter bestimmten Voraussetzungen
können auch Kosten geltend gemacht werden,
bei denen das Personal keinen klassischen Arbeitsvertrag,
sondern einen andersartigen, sonstigen Vertrag besitzt.
Dieser muss in Einklang mit nationalem Recht stehen.
Außerdem müssen die Arbeitsbedingungen
denen eines Angestellten ähneln.
Dies bezieht sich darauf, wie die Arbeit organisiert ist.
Zum Beispiel darauf, wie Aufgaben verteilt werden.
Auch die Art, wie Arbeiten ausgeführt werden,
muss vergleichbar mit denen eines Angestellten sein.
Im Falle einer Prüfung würde gefragt:
Unterliegen diese Personen
den gleichen Anforderungen an die Qualitätskontrolle?
Nehmen Sie wie alle anderen an Besprechungen teil
und findet ihre Arbeit auch in den gleichen Räumlichkeiten
wie die des festangestellten Personals statt?
Stellt der Arbeitgeber Arbeitsmittel,
wie Telefonanschluss, Laptop und Schreibtisch
im gleichen Umfang wie Angestellten zur Verfügung?
Diese Fragen sollten möglichst ohne Einschränkungen
mit ja zu beantworten sein.
Weiterhin müssen alle erzielten Ergebnisse
dem Zuwendungsempfänger gehören.
Es sei denn, es ist ausnahmsweise etwas anderes vereinbart.
Zuletzt dürfen die Kosten, die dem Zuwendungsempfänger entstehen,
nicht wesentlich vom Arbeitgeberbrutto für Angestellte abweichen.
Sind diese Voraussetzungen alle erfüllt,
können die Kosten als Personalkosten abgerechnet werden.
Beispiele sind in-house Consultants oder selbständige Freelancer
In unserer Beratungspraxis stellen wir aber immer wieder fest,
dass es hierfür wenige Beispiele aus der Praxis gibt.
Oft ist eine der auf dieser oder der vorangegangenen Folie
genannten Voraussetzungen nicht erfüllt.
Wenn dem so ist, können die Kosten eventuell
als Service oder Unterauftrag geltend gemacht werden.
Die Höhe der maximal erstattungsfähigen Personalkosten
bemisst sich am Arbeitgeberbrutto.
Maßgeblich für die Berechnung der Personalkosten
ist das individuelle Gehalt der auf dem Projekt beschäftigten Person,
beziehungsweise Personen.
Grundlage ist das Arbeitgeberbrutto.
Dies umfasst z. B. alle Sozialversicherungsbeiträge
von Arbeitnehmer und Arbeitgeber
von der Arbeitslosenversicherung
über die Kranken- und die Rentenversicherung
bis zur gesetzlich vorgeschriebenen Pflegeversicherung.
Auch bestimmte Zusatzleistungen sind erstattungsfähig.
Voraussetzung ist, dass diese arbeits-
oder tarifvertraglich vereinbart sind,
auf objektiven Kriterien basieren,
die nicht im Ermessen des Arbeitgebers stehen,
Gehaltsbestandteil sind
und nicht an ein bestimmtes Projekt gebunden sind.
Beispiele sind Urlaubs- und Weihnachtsgeld
oder auch ein 13. Monatsgehalt,
das auf einer nachvollziehbaren Grundlage gewährt wird.
Außerdem fallen tarifvertraglich geregelte Zulagen
für Feiertagsarbeit, Gefahren- oder Nachtzulagen darunter.
Besonderes Augenmerk sollte immer
auf das Kriterium der Objektivität gelegt werden.
Eine Prämie, die Wissenschaftlern
z.B. für Ihre wissenschaftlichen Leistungen gewährt wird,
muss aus nachvollziehbaren Gründen gewährt werden.
Diese müssen transparent und nachvollziehbar sein,
um im Falle einer externen Auditierung
einer Überprüfung standzuhalten.
Solche Gründe könnten die Zahl der Veröffentlichungen,
das Erreichen eines bestimmten Zitationswertes
oder eine renommierte Auszeichnung sein.
Nicht ausreichend sind Zulagen,
deren Gewährung im Ermessen eines Vorgesetzen liegt.
Nach der Klärung der Voraussetzungen
für die Abrechnung von Personalkosten
und der Frage, auf welcher Grundlage
die Höhe der tatsächlichen Personalkosten bestimmt wird,
kommen wir zur Berechnung.
Diese erfolgt anhand einer einfach aussehenden Formel:
Die abrechenbaren Personalkosten eines Mitarbeitenden
ergeben sich immer aus der Multiplikation aller Stunden,
die im Projekt gearbeitet wurden, mit einem Stundensatz.
Dieser muss immer berechnet werden.
Auch hierfür gibt es eine einfache Formel:
Der Stundensatz ergibt sich aus den Personalkosten
dividiert durch die geleisteten Produktivstunden.
Die Berechnung hält leider einige Tücken bereit.
Dies hängt damit zusammen, dass Sie sich an mehreren Stellen
zwischen bestimmten Optionen entscheiden können,
für die jeweils andere Voraussetzungen gelten.
Zunächst sind für die Berechnung des Stundensatzes
die jährlichen Produktivstunden Ihrer Mitarbeitenden zu ermitteln.
Die Kommission stellt drei Optionen dafür zur Verfügung.
Bevor Sie einen Stundensatz ermitteln können,
müssen Sie sich für eine der drei Optionen entscheiden.
Die einfachste der drei Möglichkeiten ist Option 1.
Dabei verwenden Zuwendungsempfänger einen von der EU auf Grundlage
vergangener Erfahrungen ermittelten, feststehenden Wert.
In Horizont 2020 ist dieser auf 1720 Stunden festgelegt.
Jede Einrichtung kann die Option 1720 Stunden wählen.
Dies ist unabhängig von der
im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitsstundenzahl.
Für Mitarbeitende, die nicht voll arbeiten,
wird bei der Wahl dieser Option
der Produktivstundenwert anteilig ermittelt.
Wer z. B. nur 50 % der Stunden arbeitet,
für den wird die Hälfte von 1720 Stunden – also 860 Stunden -
als Jahresproduktivstundenzahl angenommen.
Die Vorteile dieser Methode bestehen in ihrer Einfachheit
und der sehr geringen Fehleranfälligkeit.
Von Nachteil ist, dass diese Methode ungenauer ist, als Option 2 oder 3.
Wenn eine Person tatsächlich aufgrund von viel angespartem Urlaub
oder wegen einer Erkrankung nur wenig auf einem Projekt arbeitet,
kann der gleichbleibende Stundensatz
zu finanziellen Einbußen führen.
Die Methode lohnt sich trotzdem
– vor allem für Einrichtungen, die viele Projekte bei sich verwalten.
Hier wird sehr viel administrativer Aufwand eingespart,
weil nicht viel gerechnet werden muss.
Die 2. Option zur Berechnung der Produktivstunden
sind die individuellen Stunden.
Zur Verwendung muss die tägliche Arbeitszeit festgelegt sein.
Dies kann in einem Tarifvertrag, einem individuellen Arbeitsvertrag
oder nach nationalem Recht erfolgt sein.
Die Arbeitszeit von Mitarbeitenden,
in deren Arbeitsverträgen keine Arbeitszeit definiert ist
– dazu zählen z. B. Anwälte in Kanzleien,
Uni-Professoren oder anderes Führungspersonal –
können nicht mit dieser Methode abgerechnet werden.
Wenn die Arbeitszeit definiert ist,
gilt es zunächst, die durchschnittliche
tägliche Arbeitszeit zu ermitteln.
Bei einer 40-Stunden-Woche wären das 8 Stunden pro Tag.
Für jeden einzelnen Mitarbeitenden müssen dann,
ausgehend von einem normalen Kalenderjahr,
die Wochenenden, die nationalen Feiertage
(die auf Wochentage fallen)
abhängig vom Bundesland,
der individuelle Urlaubsanspruch
und die Krankheitstage abgezogen werden.
Die Zahl der so ermittelten jährlichen Arbeitstage
wird mit der vertraglich festgelegten täglichen Arbeitszeit,
z. B. 8 Stunden, multipliziert.
Bezahlte Überstunden dürfen addiert werden.
Diese Berechnung der Jahresproduktivstunden
muss für jeden Mitarbeitenden einzeln und individuell erfolgen.
Sie ist daher sehr aufwendig, aber auch genau.
Die aufwendige Berechnung führt leider häufig zu mehr Fehlern
als bei den beiden anderen Optionen.
Auch die Anwendbarkeit der dritten Option
"Interne Standardstunden" ist an Bedingungen geknüpft
und daher ebenfalls nicht für jede Einrichtung anwendbar.
Nur wenn in einer Einrichtung regelmäßig
interne Standardstunden zur Anwendung kommen,
können so auch für Horizont-2020-Projekte
die Jahresproduktivstunden berechnet werden.
Neben der Voraussetzung, dass diese intern üblich sind,
muss im Arbeits-, Tarifvertrag oder nach nationalem Recht
die reguläre Arbeitszeit festgelegt sein.
Die interne Standardstundenzahl muss außerdem
immer mindestens 90 % der vertraglich festgelegten Arbeitszeit
einer bestimmten Personalgruppe betragen.
Die Kommission möchte so vermeiden,
dass die Jahresstunden künstlich niedrig angesetzt werden.
Wenn Sie sich die Formel zur Berechnung des Stundensatzes
in Erinnerung rufen, wird klar, warum das so ist:
Denn je kleiner die Zahl der Jahresproduktivstunden,
desto größer der Stundensatz, der abgerechnet werden darf.
Damit komme ich zu den Vor- und Nachteilen:
Die Option „Interne Standardstunden“ ist genauer als Option 1
und ungenauer als Option 2.
Die Wahrscheinlichkeit von Abrechnungsfehlern ist gering,
da die Methode ja etabliert sein muss.
Wenn im Arbeitsvertrag des Personals einer Einrichtung
keine Arbeitsstunden definiert sind,
muss immer Option 1 angewendet werden.
Die jährlichen Produktivstunden betragen dann
unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit
immer 1720 Stunden bei einer Vollzeitstelle.
Grundsätzlich sollte sich jede Einrichtung
für eine der drei Optionen entscheiden
und diese durchgängig anwenden.
Ein Wechsel ist immer nur zum Beginn
eines neuen Geschäftsjahres möglich.
Die Entscheidung sollte daher wohlüberlegt sein.
In Ausnahmefällen ist es möglich, die Produktivstunden bestimmter
Gruppen von Mitarbeitenden unterschiedlich zu berechnen.
Ich möchte dies am Beispiel einer Hochschule verdeutlichen.
In den Arbeitsverträgen von Professorinnen und Professoren
ist keine Stundenzahl festgelegt
Daher kann ausschließlich Option 1 - die 1720 h - angewendet werden.
Für andere Gruppen von Unipersonal, z. B.
das wissenschaftliche Personal oder studentische Mitarbeitende
kann auch die Option 2, Individuelle Stunden, angewendet werden,
wenn die Arbeitsverträge eine wöchentliche Arbeitszeit festlegen.
Wenn für einzelne Gruppen von Mitarbeitenden
unterschiedliche Methoden angewendet werden,
muss dies für alle Mitglieder der Gruppe einheitlich getan werden.
Diese Gruppen müssen auf einer nachvollziehbaren,
objektiven Grundlage gebildet werden,
z. B. alle Personen mit einer bestimmten Berufsbezeichnung
oder einem gleichartigen Arbeitsverhältnis.
Die Berechnung der Produktivstunden kann, wie Sie gesehen haben,
ziemlich aufwendig sein.
Sofern mehrere Varianten von Ihnen genutzt werden könnten,
empfehle ich Ihnen, die Varianten für
zwei möglichst unterschiedliche Mitarbeitende durchzurechnen.
Wenn Sie zu dem Ergebnis kommen,
dass die individuellen Produktivstunden Ihres Personals
im Schnitt nah an den 1720 Stunden liegen,
möchte ich Ihnen zur Verwendung der Option 1 raten.
Damit vermeiden Sie viel Aufwand in Ihrer Administration
und verringern das Risiko von Abrechnungsfehlern.
Nachdem Sie sich für eine der Optionen
zur Berechnung der Jahresproduktivstunden entschieden haben,
sind alle Variablen zur Berechnung des Stundensatzes bekannt.
Damit kommen wir zur Berechnung.
Wichtig ist, dass in den Horizont-2020-Projekten
immer eine Stundensatzberechnung erfolgen muss,
d. h. ein Stundensatz ermittelt werden muss.
Dies gilt auch Mitarbeitende, die zu 100 % auf dem Projekt arbeiten,
oder bei Arbeitsverträgen mit Stundenlohn.
Entsprechend reicht es nicht aus, kalkulatorische Kostensätze,
wie Sie sie vielleicht bei der Ermittlung
des Budgetansatzes verwendet haben, zu nutzen.
Auch die prozentuale Zuordnung der Arbeitszeit
auf das Gehalt genügt nicht.
Für die Ermittlung des Stundensatzes
können Sie zwischen zwei Optionen wählen:
Zur Wahl stehen eine jährliche
und eine monatliche Berechnungsmethode.
Bei der jährlichen Methode werden die Stundensätze für Ihr Personal
oder bestimmte Personalgruppen nur einmal im Jahr berechnet.
Die monatliche Methode erfordert für jeden Monat
des Abrechnungszeitraumes eine separate Berechnung.
Jede Einrichtung muss sich für eine Option
für alle Horizont-2020-Projekte entscheiden.
Ein Wechsel zwischen den beiden Optionen
ist nur zu einem neuen Geschäftsjahr möglich.
Der Wechsel muss dann für alle Projekte gleichzeitig erfolgen.
Bei der Berechnung des Stundensatzes für ein ganzes Jahr
ist das Jahresgehalt des Projektmitarbeiters
oder der Projektmitarbeiterin die Grundlage.
Die Kommission schreibt vor, dass ausschließlich
mit Jahresgehältern aus abgeschlossenen Geschäfts-
oder Haushaltsjahren gerechnet werden darf.
Damit sollen Adjustments, das sind Korrekturen
oder Anpassungen der eingereichten Finanzberichte,
in den nachfolgenden Berichten verhindert werden.
Zu denen kam es früher häufig, wenn z. B. erst Ende des Jahres
die genaue Höhe des Weihnachtsgeldes feststand.
Werden die Gehälter des letzten bereits abgeschlossenen
Geschäftsjahres verwendet, sind hier keine Korrekturen
mehr erforderlich, da das ausgezahlte Gehalt bekannt ist
Eine Ausnahme stellt die Korrektur von Fehlern in der Berechnung dar.
Wenn Sie zum Bespiel nicht mit dem Arbeitgeberbrutto gerechnet haben,
sondern mit dem Arbeitnehmernetto
oder wenn Sie Zulagen eingerechnet haben,
die nicht auf einer nachvollziehbaren Grundlage gewährt wurden,
können Sie die Differenz aus der fehlerhaften Berechnung
in der nächsten Berichtsperiode in Form eines Adjustment angeben.
Um dies noch einmal bildlich darzustellen,
sehen Sie hier eine Berichtsperiode,
die von Oktober 2018 bis März 2020 dauert.
Bitte stellen Sie sich vor, den Bericht müssen Sie jetzt erstellen.
Sie befinden sich also im März 2020.
Die Berichtsperiode erstreckt sich über drei Geschäftsjahre.
Die Berechnung eines Stundensatzes erfolgt wegen der Vorgabe,
dass nur mit abgeschlossenen Haushaltsjahren gerechnet werden darf,
nur zweimal.
Für 2018 berechnen Sie den Stundensatz aus dem Arbeitgeberbrutto
dividiert durch die jährlichen Produktivstunden.
Ebenso verfahren Sie mit dem Stundensatz für 2019.
Für 2020 kennen Sie das genaue Arbeitgeberbrutto noch nicht
weil dieses Haushaltsjahr zum Ende des Berichtszeitraums
noch nicht abgeschlossen ist.
Sie rechnen für 2020 mit dem Stundensatz weiter,
den Sie für 2019 ermittelt haben.
Hier handelt es sich um eine Neuerung,
die zum Start von Horizont 2020 eingeführt wurde
und für viel Unmut gesorgt hat.
Eine Gehaltserhöhung, die zu Beginn des Jahres 2020 gewährt wurde,
spiegelt sich leider nicht in einem höheren Stundensatz
für dieses Jahr wider.
Diese Nachteile können Sie durch die Wahl
der monatlichen Berechnungsmethode ausgleichen.
Der Stundensatz errechnet sich hier für jeden Monat einzeln
aus den monatlichen Personalkosten,
dividiert durch die monatlichen Produktivstunden.
Die monatlichen Personalkosten werden entsprechend
durch ein Zwölftel der Jahresproduktivstunden errechnet.
Zu erwartende Jahressonderzahlungen
(die vertraglich festgeschrieben sind)
müssen zu je einem Zwölftel gleichmäßig über das Jahr verteilt werden.
Dies gilt auch, wenn die eigentliche Zahlung
nicht mehr während der Projektlaufzeit erfolgt.
Ein Beispiel wäre das Weihnachtsgeld,
das in vielen Betrieben erst zum Ende des Jahres gezahlt wird.
Für 2020 müsste in unserem Beispiel
die Höhe rechnerisch ermittelt werden.
Je ein Zwölftel kann zum monatlichen Arbeitgeberbrutto
dazugerechnet werden.
Auf keinen Fall darf die Jahres- sonderzahlung nur auf den Monat
angewendet werden, in dem sie tatsächlich ausgezahlt wird.
Dies würde den Stundensatz Ihres Personals im entsprechenden Monat
extrem erhöhen und zu Verzerrungen führen.
Sonderzahlungen, deren Höhe zum Zeitpunkt der Berichterstattung
nicht bekannt ist, oder der Wegfall einer Zahlung
dürfen in der kommenden Berichtsperiode korrigiert werden.
Wenn Ihr Mitarbeiter also vor Ende des Jahres kündigt
und das 13 . Monatsgehalt dann nicht mehr erhält,
muss das im Nachgang berichtet werden.
Wenn die Höhe der Zahlung erst im Dezember festgelegt wird,
kann diese im vorliegenden Rechenbeispiel
nicht berücksichtigt werden.
Auch hier ist ein nachträgliches Adjustment möglich.
Wichtig ist:
Wenn Sie sich für diese Option entscheiden,
haben Sie für die Berechnung der Jahresproduktivstunden
nur noch die Option 1, 1720 Stunden,
oder Option 3, ihre intern üblichen Standardstunden, zur Wahl.
Sie können nicht mehr die Option 2 wählen und eine
individuelle Berechnung der Jahresproduktivstunden vornehmen.
Der Hintergrund ist, dass Sie die Jahresproduktivstunden
erst am Ende des Jahres kennen.
Bei einem noch laufenden Geschäftsjahr ist Ihnen zum
Berichtszeitpunkt die Jahresproduktivstundenzahl nicht bekannt.
Entsprechend kann auch ein monatlicher Satz nicht ermittelt werden.
Hier fehlt Ihnen daher eine Variable.
Ich fasse die Vor- und Nachteile dieser Methode zusammen.
Einen Vorteil dieser Berechnungsmethode habe ich bereits genannt:
Gehaltssteigerungen können unmittelbar berücksichtigt werden.
Wenn über bestimmte Sonderzahlungen erst am Ende des Jahres
entschieden wird und ihre Höhe vorher nicht bekannt ist,
können außerdem Korrekturen an den bereits eingereichten
Finanzberichten vorgenommen werden (adjustments),
um die Zahlungen dann doch noch berücksichtigen zu können.
Von Nachteil ist die extrem aufwendige Berechnung
und die daraus resultierende Fehleranfälligkeit.
Immerhin muss für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin
und jeden Monat einzeln gerechnet werden.
Praktisch anwendbar ist die Methode wahrscheinlich nur,
wenn Ihre IT-Systeme die notwendigen Zahlen
ohne Probleme bereitstellen können.
Alle Zuwendungsempfänger müssen bei der Abrechnung
ihrer Personalkosten den "Double Ceiling"
- frei übersetzt mit doppelter Obergrenze – beachten.
Dieser gilt einerseits für die Zahl
der abgerechneten Projektstunden.
Das heißt, es dürfen nicht mehr Stunden
über das Projekt abgerechnet werden,
als die Zahl der Jahresstunden, die der Berechnung zu Grunde liegt
(z. B. 1720 Stunden bei Methode 1).
Dies gilt unabhängig davon, ob tatsächlich
viele Überstunden geleistet wurden oder auf Urlaub verzichtet wurde,
also effektiv mehr Stunden im Projekt gearbeitet wurden.
Andererseits dürfen nicht mehr Personalkosten abgerechnet werden,
als das tatsächliche Arbeitgeberbruttogehalt.
Für den Zuwendungsempfänger ergibt sich daraus,
dass die Arbeitszeit des Projektpersonals
gleichmäßig über die Projektlaufzeit verteilt werden sollte.
Es nützt nichts, in einem Jahr viel zu arbeiten,
um im darauffolgenden Jahr viel Urlaub zu machen
und Überstunden abzufeiern.
Viel Arbeit im Jahr 1 resultiert nicht automatisch in viel mehr Geld.
Wenn dann im Jahr 2 auch noch wenige Stunden
auf dem Projekt geleistet werden,
verringern sich die Zahlungen im 2. Jahr erheblich.
Die letzte Variable zur Berechnung
Ihrer tatsächlichen Personalkosten
sind die auf dem Projekt gearbeiteten Stunden.
Diese Zeit muss korrekt erfasst werden.
Ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten
auf einem Projekt ist unumgänglich.
Die Erfassung kann in Papierform erfolgen.
Die EU erlaubt aber auch elektronische Zeiterfassungssysteme.
Daraus muss die tatsächlich im Projekt geleistete
Arbeitszeit hervorgehen.
Folgenden Mindestanforderungen
muss ihr Zeiterfassungssystem genügen.
Es muss den Titel, die Nummer des Grant Agreements
und den Namen Ihrer Einrichtung enthalten,
wie er im Grant Agreement steht.
Vorgeschrieben ist auch, dass der Name des Personals
und der ihr oder ihm vorgesetzten Person genannt sind.
Die Stundenzettel müssen mindestens einmal im Monat
von beiden abgezeichnet werden.
Die Unterschriften werden datiert.
Die auf dem Projekt gearbeitete Stundenzahl
muss nach den Mindestanforderungen der Kommission
nur auf monatlicher Basis erfasst werden.
Wir, die NKS Recht und Finanzen, empfehlen aber
eine tägliche Erfassung der geleisteten Arbeitszeit.
Da alle Angaben voll in Einklang stehen müssen
mit den in Ihrer Administration vorhandenen Daten
zu Feiertagen, Urlaub und Krankheit,
kann es sonst leicht zu Fehlern kommen.
Außerdem ist es für für Mitarbeitende am Ende eines Monats
nur schwer nachvollziehbar,
wann sie wie lange auf dem Projekt gearbeitet haben.
Am Ende eines Tages ist dies deutlich praktikabler.
Zu guter Letzt müssen die Projektstunden auch noch
mit den Arbeitspaketen aus Annex 1 in Verbindung gebracht werden.
Diese letzte Zahl ist wichtig
für Ihre wissenschaftlichen Zwischenberichte.
Der PO überprüft damit den Projektfortschritt.
Die Kommission stellt ein Template zur Verfügung,
das die Mindestanforderungen abbildet.
Sie sehen, hier werden nur die monatlichen Projektstunden abgefragt.
Wir als NKS Recht und Finanzen
möchten Ihnen außerdem noch das Template vorstellen,
das wir zur Erfassung der Projektarbeitszeit empfehlen.
Auch diese Vorlage erfüllt die Anforderungen der Kommission
und an den Datenschutz, sorgt unserer Auffassung nach
aber für eine korrektere Erfassung der Arbeitszeit.
Personen, die mit 100 % ihrer Arbeitszeit auf einem Projekt arbeiten,
benötigen in Horizont 2020 keine Stundenzettel.
Sie können stattdessen einmal pro Berichtsperiode
eine "declaration on exclusive work for the action"
(kurz: declararation) unterzeichnen.
Diese Declaration entbindet den Unterzeichnenden
von der Zeiterfassung.
Sie wird von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter
und ihrer vorgesetzten Person unterzeichnet.
Die Erklärung kann die gesamte Berichtsperiode umfassen
oder einen ununterbrochenen Zeitraum,
der mindestens einen vollen Monat umfasst.
Ein Template für solch eine Erklärung
ist unter anderem im Annotated Model Grant Agreement verlinkt.
Die Vorteile der Declaration sind klar.
Die Zettelwirtschaft mit den Zeiterfassungsbögen entfällt.
Aber bei Zweifeln an der Ausschließlichkeit,
wird das Führen eines Zeitnachweises dennoch empfohlen.
Monate, in denen die Person mehr als die Hälfte der Arbeitstage
abwesend war, dürfen außerdem nicht abgerechnet werden,
wenn der Urlaub zu diesem Zeitpunkt nicht akkumuliert worden war.
Hier sollten Sie gut überlegen,
ob es an Ihrer Einrichtung realistisch ist,
dass Personen wirklich nur für ein Projekt tätig sind
und nicht kurzfristig auch einmal andere Tätigkeiten übernehmen.
Damit kommen wir zum Ende.
Dieses Tutorial umfasst naturgemäß
nicht jeden Sonderfall zur Berechnung der Personalkosten.
Dafür möchte ich vor allem
auf das Annotated Model Grant Agreement verweisen.
Darin finden Sie umfangreiche Erläuterungen dazu,
wie mit längeren Abwesenheiten wegen Krankheit, Mutterschutz
oder Elternzeit umgegangen werden muss.
Die gesamte NKS Recht und Finanzen steht Ihnen auch
nach dem Ende von Horizont 2020 weiter für Fragen zur Verfügung.
Alle Ansprechpartner finden Sie auf www.nks-ruf.de
Wenn es etwas Neues gibt, erfahren Sie dies
auch auf dem Twitterkanal des NKS-Netzwerkes
oder über das EUB-Telegramm,
das Sie über die Webseite www.eubuero.de abonnieren können.
Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit.