Schon gewusst?

2.1 Kann ich meinen Antrag noch nach der Deadline zurückziehen?

Ja, dies ist möglich solange der Antrag noch nicht im Panel begutachtet wurde. Wenn Sie den Antrag zurückziehen wollen, müssen Sie einen gescannten Brief mit einer Unterschrift, der den Rückzug des Antrags verlangt, per E-Mail an die ausschreibungsspezifische Mailbox schicken. Die E-Mail muss spätestens einen Tag vor dem ersten Panel-Meeting eingegangen sein. Der oder die Antragstellende wird eine Eingangsbestätigung der E-Mail bekommen, um den Rückzug zu bestätigen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden für Antragstellende (Information for Applicants).

2.2 Muss / Kann ich meine eigene Stelle aus dem Grant finanzieren?

Es ist möglich, das Gehalt für die Stelle der oder des Principal Investigators (PI) mit zu beantragen, auch wenn er oder sie bereits eine Stelle an der Einrichtung innehat. Dabei muss der Prozentsatz berücksichtigt werden, zu dem im Projekt gearbeitet wird. Arbeitet die oder der PI zum Beispiel nur mit 50 Prozent seiner Arbeitszeit für das Projekt, können auch nur 50 Prozent des Gehalts aus dem ERC-Grant finanziert werden.

Wenn die Einrichtung das Gehalt der oder des PI über die ganze Laufzeit des Projektes trägt, sollte dies im Bereich "B2 Ressourcen" angegeben werden. Die Antragstellenden müssen in jedem Fall sicherstellen, dass sie die geforderte Arbeitszeit (mindestens 50 Prozent bei den Starting, mindestens 40 Prozent bei den Consolidator und mindestens 30 Prozent bei den Advanced Grants) für das Projekt aufbringen können, auch wenn sie ihr Gehalt nicht aus dem Grant beziehen. Es gibt keine Einschränkung für den Proof of Concept. Alle PIs müssen mindestens 50 Prozent seiner/ihrer Arbeitszeit in einem EU-Mitgliedstaat oder assoziierten Staat verbringen. Dies gilt nicht für PIs eines Synergy Grant mit einer Gasteinrichtung in einem Drittland.

Prinzipiell wird es positiv gesehen, wenn sich die Einrichtung für den Antragstellenden / die Antragstellende engagiert. Wenn eine besondere Ausstattung oder andere Unterstützungsleistungen (beispielsweise auch Zusagen zur Weiterbeschäftigung nach Ablauf des Projekts) zugesichert wurden, sollte dies auch im Antrag kommuniziert werden.

2.3 Kann ich den Abstract von A1 (online) nach B1 (Template) kopieren?

Ja, es ist möglich hier den identischen Text zu nutzen, es darf aber auch Unterscheidungen geben. Der B1-Teil wird den Gutachterinnen und Gutachtern vorgelegt und der Abstract auf dem Deckblatt ist vermutlich das Erste, das gelesen wird. Der A1-Teil dient zur ersten Einordnung des Projekts durch die Administration sowie zur Rekrutierung von externen Gutachterinnen und Gutachtern in Stufe 2 der Evaluierung. Daher sollten hier keine vertraulichen Informationen enthalten sein. Sonderzeichen sind hier zu vermeiden. Sowohl in A1 als auch in B1 sind 2000 Zeichen für den Abstract erlaubt.

2.4 Zählen Literaturangaben mit zur Seitenbegrenzung?

Nein. Die Literaturangaben können über die 5 Seiten (B1) oder 14 Seiten (B2) hinausgehen.

2.5 In welcher Sprache müssen die Dokumente (Urkunden, Bescheinigungen) sein?

Alle dem Antrag hinzugefügten Dokumente (beispielsweise Promotionsurkunde, Belege zur Verlängerung des Zeitfensters, Genehmigungen von Ethikgremien) dürfen in einer der 24 offiziellen Amts- und Arbeitssprachen der EU verfasst sein. Dokumenten in anderen Sprachen muss eine zertifizierte englische Übersetzung beigefügt werden. Promotionsurkunden in Latein werden in der Regel akzeptiert. Eine Liste der offiziellen EU-Sprachen finden Sie hier.

2.6 In welcher Sprache muss der Antrag geschrieben werden?

Grundsätzlich kann der Projektantrag in jeder der Amtssprachen der EU gestellt werden. Da jedoch die Arbeitssprache der Begutachtungspanels Englisch ist, sollte der Antrag unbedingt auf Englisch formuliert sein. Die im elektronischen Einreichungssystem der Europäischen Kommission online zu bearbeitenden Verwaltungsformulare (A-Teil) müssen auf jeden Fall in Englisch ausgefüllt werden.

2.7 Was gehört in eine Funding ID?

Die Funding ID dient der Absicherung, dass sich im Falle einer erfolgreichen Antragstellung keine thematischen oder finanziellen Überschneidungen mit anderen Projekten der Antragstellenden ergeben. Um den Eindruck einer möglichen Doppelförderung zu vermeiden und klarzustellen, dass genügend Zeit für das Projekt aufgewendet wird, sollten hier alle derzeitigen und zukünftigen Zuwendungen, Projekte und ähnliches aufgeführt werden, die in diesem Zusammenhang relevant sind. Folgende Informationen müssen angegeben werden:

• Projekttitel
• Förderer
• Fördersumme (in Euro)
• Laufzeit
• Rolle des oder der Antragstellenden
• Inhaltlicher Bezug zum ERC-Antrag

Bei den Starting Grants (StG) und Consolidator Grants (CoG) erwartet der ERC, dass der Forschende mindestens 50 Prozent (StG) beziehungsweise 40 Prozent (CoG) der Arbeitszeit auf das Projekt verwendet.

Bei den Advanced Grants und Synergy Grants wird ein Zeitaufwand von mindestens 30 Prozent der gesamten Arbeitszeit erwartet. Es gibt keine Einschränkung für den Proof of Concept.

Alle PIs müssen mindestens 50 Prozent der Arbeitszeit zudem in Europa oder in einem mit dem Rahmenprogramm assoziierten Staat verbracht werden. Dies gilt nicht für PIs eines Synergy Grants mit einer Gasteinrichtung in einem Drittland.

Antragstellende sollten im Lebenslauf als Referenz auch bereits abgeschlossene Projekte angeben. Eine Unterscheidung beider Kategorien ist sinnvoll.

Für die Funding ID gibt es eine Vorlage (B2). Die Funding ID hat keine Seitenbegrenzung und zählt nicht zur Seitenbegrenzung des B2-Teils.

2.8 Wie wird das Budget eines Aufrufs (Calls) zwischen den Themenbereichen verteilt?

Für die Starting-, Consolidator- und Advanced-Grant-Ausschreibungen wird das Budget proportional zu den eingereichten Anträgen in den einzelnen Panels verteilt.

2.9 Wo liegen die Unterschiede zwischen "Host Institution" und "Additional Organisations"?

Grundsätzlich: Bei der "Host Institution" handelt es sich um die Einrichtung, an welcher der oder die Principal Investigator (PI) eines ERC-Projektes angesiedelt ist. "Additional Organisations" sind Einrichtungen, deren Beitrag wissenschaftlich so relevant ist, dass sie am Projekt beteiligt werden müssen.

"Additional Organisations" sollten nur solche Einrichtungen sein, die auch von der ERC-Projektförderung profitieren sollen (keine losen Kooperationspartner). Die Aufnahme einer weiteren Einrichtung sollte für die Projektdurchführung von hohem Nutzen sein und unbedingt begründet werden (beispielsweise durch die eingebrachte Expertise des Teammitglieds oder die Nutzung von notwendigen Geräten). Ihr wissenschaftlicher Mehrwert für das Projekt muss im Antrag plausibel dargestellt werden und ein A2-Formular durch das zweite Institut ausgefüllt werden.

Der "Commitment Letter of the Host Institution" muss nur von der tatsächlichen Host Institution unterschrieben werden, nicht von den Additional Organisations.

Auch während der Projektlaufzeiten kann eine zusätzliche Einrichtung in das Projekt eingebracht werden. Hierzu ist eine formelle Vertragsänderung notwendig.

2.10 Was ist ein Participant Identification Code (PIC)?

Einen "Participant Identification Code", (PIC) hat jede Einrichtung, die bereits am Rahmenprogramm teilgenommen hat. Hierüber wird die Einrichtung eindeutig identifiziert und die korrekten administrativen Daten werden automatisch bei der Antragstellung geladen.

In der Regel kann Ihnen die Verwaltung Ihrer Gasteinrichtung (EU-Referat) diese Nummer mitteilen und Ihnen beim Ausfüllen der elektronischen Formulare helfen.

Einrichtungen, die noch nicht am Rahmenprogramm teilgenommen haben, müssen einen PIC beantragen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

2.11 Muss ich die Gasteinrichtung (Host Institution) beschreiben?

Die Qualität der Gasteinrichtung ist kein Evaluierungskriterium. Folgende Punkte können allerdings in den passenden Bereichen des Antrags, insbesondere im Bereich "Ressourcen" (B2) aufgezeigt werden und gegebenenfalls für den "Gesamteindruck" beziehungsweise die Bewertung der Durchführbarkeit des Projektes zählen:

• die zur Verfügung gestellte Infrastruktur,
• mögliche finanzielle Beteiligung am Projekt und sonstige Unterstützung der/des PI,
• bestehende Kooperationen mit anderen Universitäten, Forschungseinrichtungen und Forschungsbereichen, die den PI gegebenenfalls intellektuelle Unterstützung für das Projekt geben können.

2.12 Welche Vorgaben gibt es in Bezug auf das Projektteam?

Es gibt keine Vorgaben in Bezug auf die Größe eines ERC-Teams. Die Budgetvorgaben des ERC sollten bei der Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Zudem sollte die Teamgröße den Projektzielen angemessen sein. Es ist auch möglich, als Principal Investigator ein ERC-Projekt allein durchzuführen, mit Ausnahme des Synergy Grant. Die Zusammensetzung des Teams muss den wissenschaftlichen Zielsetzungen des Projektes entsprechen. In der Regel wird das Team aus einer oder einem Principal Investigator und weiteren Teammitgliedern bestehen, die an der gleichen Institution tätig sind und bereits zum Zeitpunkt der Antragstellung an der Gastinstitution angestellt sein können.

Die Teammitglieder können jede Nationalität, jedes Alter und jeden Status haben; somit können auch Mitarbeitende ohne Doktortitel (wie etwa Labortechnikerinnen und -techniker oder Doktoranden/innen) in das Team integriert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass einzelne Forschende aus anderen Einrichtungen (gegebenenfalls auch in Drittstaaten) in das Team integriert werden.

Teammitglieder können bei der Antragstellung bereits namentlich benannt werden – dies ist aber keine zwingende Voraussetzung. Kompetenz- und Aufgabenprofile potentieller Teammitglieder sollten hingegen – unabhängig von konkreten Personen – auf jeden Fall im Antrag dargestellt werden. Bei der Begutachtung werden die Person des PI und das Forschungsprojekt bewertet – nicht aber konkret benannte Teammitglieder. Die eingeworbenen Stellen für Teammitglieder können nach der Bewilligung gemäß den Regeln der Gasteinrichtung ausgeschrieben werden. Dabei ist zu beachten, dass von allen im Antrag genannten Personen eine schriftliche Einverständniserklärung vorliegen muss.

2.13 Muss ich bei der Antragstellung schon die Zustimmung derjenigen Personen haben, die in meinem Projekt mitarbeiten sollen?

Sofern Sie in Ihrem Antrag bereits Personen namentlich benennen, die im Projekt wissenschaftlich mitarbeiten sollen (zum Beispiel Teammitglieder, Mitglieder eines wissenschaftlichen Beirats), benötigen Sie von den Personen vorab ihre schriftliche Zustimmung. Die Zustimmung muss spätestens auf den Tag der Einreichfrist für den ERC-Antrag datiert sein. Die einzelnen Zustimmungen müssen nicht im Funding & Tenders Portal hochgeladen werden, sondern auf Nachfrage eingereicht werden.

2.14 Unterstützt der ERC die Suche nach Teammitgliedern für ERC-Projekte aus Drittstaaten?

Der ERC hat bilaterale Implemention Arrangements mit verschiedenen Drittstaaten geschlossen. Wenn ein oder eine PI Interesse signalisiert, können Nachwuchswissenschaftlerinnen und -Wissenschaftler über nationale Forschungsagenturen an bestehende ERC-Forschungsgruppen vermittelt werden. Die nationalen Agenturen wählen die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus und finanzieren diese. Das ERC-Projekt muss noch mindestens 18 Monate laufen.

Weitere Informationen

2.15 Was bedeutet die Vorgabe, dass Forschende bei einem Starting Grant beispielsweise mindestens eine eigenständige Publikation haben sollen?

Dieses Kriterium wird durch die wissenschaftlichen Panels bewertet und stellt kein hartes Ausschlusskriterium dar. Der ERC erkennt an, dass die Möglichkeiten von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, ohne Nennung von Doktorvater oder -Mutter zu publizieren, von Fachbereich zu Fachbereich unterschiedlich sind.

Bewertet wird letztendlich, ob Antragstellende das Potenzial zur unabhängigen Forschung haben oder nicht. Berücksichtigt wird dabei auch der Stand ihrer Karriere (Jahre nach Erwerb des Doktorgrades).

2.16 Welche Nachweise sind nötig, um die Elternzeit zu belegen?

Für Mütter gilt:
Die Vorlage der Geburtsurkunde(n) für die vor oder nach der Promotion geborenen Kinder ist ausreichend. Es können jeweils pauschal 18 Monate pro Kind geltend gemacht werden oder bei längeren Zeiten die tatsächlich genommene Elternzeit. Diese längeren Zeiten müssen belegt werden zum Beispiel mit einer Bescheinigung des Arbeitgebers oder der Krankenversicherung.

Für Väter gilt:
Der Bewerbungszeitraum erhöht sich nur um die tatsächlich genommene Elternzeit. Dazu müssen Nachweise (Bescheinigung des Arbeitgebers, der Krankenversicherung oder ähnliches) der tatsächlich genommen Elternzeit für vor beziehungsweise nach der Promotion geborene Kinder vorgelegt werden.

2.17 Zeitaufwand für das Projekt

Ob der/die PI in der Lage sind, die Anforderungen an den Mindestzeitaufwand zu erfüllen, wird von den Panels bewertet. In allen Förderlinien sollte daher die angemessene aktive Beteiligung der/des PI am beantragten Projekt klar aus den Anträgen hervorgehen und jede Unklarheit vermieden werden.

Starting Grants
Von Antragsstellenden wird erwartet, dass sie für ihr ERC-Projekt mindestens 50 Prozent ihrer Arbeitszeit aufbringen. Gleichzeitig sollen sie wenigstens 50 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit in Europa (Mitgliedstaaten und an das Rahmenprogramm assoziierte Staaten) verbringen.

Consolidator Grants
Von Antragsstellenden wird erwartet, dass sie für ihr ERC-Projekt mindestens 40 Prozent ihrer Arbeitszeit aufbringen. Gleichzeitig sollen sie wenigstens 50 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit in Europa (Mitgliedstaaten und an das Rahmenprogramm assoziierte Staaten) verbringen.

Advanced Grants
Die Forschenden müssen mindestens 30 Prozent ihrer Arbeitszeit für das ERC-Projekt aufbringen. Gleichzeitig sollen sie wenigstens 50 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit in Europa (Mitgliedstaaten und an das Rahmenprogramm assoziierte Staaten) verbringen.

Synergy Grants
Die Forschenden sollen mindestens 30 Prozent ihrer Arbeitszeit für das ERC-Projekt aufwenden. Sie müssen mindestens 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in einem EU-Mitgliedstaat oder assoziierten Land verbringen, mit Ausnahme eine/r PI, die/der an einer Einrichtung außerhalb der EU oder assoziierten Ländern angestellt sind.

Hintergrund:
Die ERC-Förderung ist personengebunden und erfordert daher auch einen maßgeblichen Beitrag des/der PI. Der ERC sucht aktive Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die das Projekt nicht nur leiten, sondern auch in angemessenem Maße in die Forschung involviert sind. Aus dem Antrag sollte hervorgehen, dass das zukünftige ERC-Projekt das Hauptinteresse der/des PI in den kommenden Jahren sein wird.

2.18 Wie müssen Zeitnachweise in Horizont Europa geführt werden?

Für alle Mitarbeitende, deren Personalkosten im Projekt abgerechnet werden, sind „Reliable time records“ oder eine „Monthly Declaration“ verpflichtend.

„Reliable time records“ können in Papierform oder elektronisch vorliegen, müssen eine mindestens stündliche Erfassung sowie eine monatliche Unterzeichnung mit Datum durch Mitarbeitende und Vorgesetzte enthalten. Eigene Vorlagen aus Horizon 2020 sind weiter verwendbar.

Eine „Monthly Declaration“ ist die monatliche Erklärung über Tagesäquivalente im Projekt. Es muss eine monatliche Unterzeichnung mit Datum durch Mitarbeitende und Führungskraft erfolgen. Hierfür gibt es eine Vorlage der Kommission.

Weitere Informationen und Vorlagen finden Sie unter diesem Link in der Rubrik „Zeiterfassung“: Personalkosten - BMBF Horizont Europa (horizont-europa.de)

Forschende sollten bei Fragen und Unklarheiten unbedingt Kontakt aufnehmen mit dem zuständigen EU-Büro oder der Drittmittelstelle. Diese bieten i.d.R. Unterstützung und für die Einrichtung gültige Formulare an.

2.19 Kann der PI zum Zeitpunkt der Antragstellung bereits an der Gasteinrichtung angestellt sein?

Ja, der oder die Principal Investigator (PI) kann bereits an der Institution beschäftigt sein, an der die Forschergruppe auf- oder ausgebaut werden soll. Dies ist aber keine Voraussetzung für eine Bewerbung. Die Gasteinrichtung bescheinigt mit dem Committment Letter bei der Antragstellung, dass der/die PI mindestens für die Dauer des Projektes an der Einrichtung beschäftigt wird.

2.20 Was sind ethische Fragen (Ethical Issues)?

Die ethischen Fragestellungen beim ERC umfassen nicht nur Tierversuche und Stammzellforschung, sondern eine ganze Reihe weiterer ethischer Aspekte, die gegebenenfalls bei deutschen Fördereinrichtungen nicht relevant sind. Es wird beispielsweise abgefragt, ob die Forschungsergebnisse für militärische oder terroristische Zwecke verwendet werden könnten ("dual use"). Bei sozialwissenschaftlichen Projekten ergeben sich häufig ethische Fragen, wenn personenbezogene Daten erhoben werden oder mit Kindern und Jugendlichen gearbeitet wird.

Alle Antragstellenden müssen die Ethik-Tabelle ("Ethical Issues Table") in Abschnitt 4 des Online-Formulars (A) ausfüllen. Diese Tabelle mit den ethischen Fragen dient dazu, alle ethischen Aspekte der vorgeschlagenen Arbeit zu ermitteln. Diese Tabelle muss auch ausgefüllt werden, wenn es keine ethischen Schnittstellen im Projekt gibt.

An den betreffenden Stellen muss Ja oder Nein angekreuzt werden und auf die entsprechende Seite im Antragsteil B2 verwiesen werden.

Sobald eine Frage mit "Ja" beantwortet wird, muss ein Ethical Self Assessment formuliert werden, in dem erklärt wird, wie mit ethischen Problemen im Projekt umgegangen wird. Die Einhaltung nationaler und EU-Regelungen muss bestätigt werden, sowie die erforderlichen Genehmigungen genannt werden.

Im Online Formular stehen insgesamt 10.000 Zeichen zur Verfügung für die Erläuterung der ethischen Aspekte. Sollte der Platz nicht ausreichen, kann ein ergänzendes Dokument hochgeladen werden.

Für das Ethical Self Assessment wird ein Leitfaden zur Verfügung gestellt.

Bereits vorliegende Dokumente (zum Beispiel die Erlaubnis zur Durchführung von Experimenten) müssen bei der Antragstellung noch nicht mit hochgeladen werden. Es muss aber beschrieben werden, welche Dokumente nachgereicht werden können. Sollte das Projekt zur Förderung empfohlen werden, wird eine gesonderte Ethik-Prüfung vorgenommen, für die dann die entsprechenden Dokumente nach einer expliziten Aufforderung nachgereicht werden müssen.

Anleitung zum Ausfüllen des "Ethics Self-Assesment"
Leitfaden des Bundesarbeitskreises der EU-Referentinnen und EU-Referenten (Horizont 2020)

2.21 Was ist der Unterschied zwischen einem Konsortium und einem Synergy-Grant-Team?

Formal geht es in Konsortien um die Zusammenarbeit zwischen mehreren Institutionen, wohingegen bei einem Synergy Grant der Fokus auf zwei bis vier Forschenden liegt.

Diese zwei bis vier Personen werden einzeln nach den Exzellenzkriterien des ERC im Antragsverfahren evaluiert und leiten das Projekt gemeinsam auf gleicher Ebene. Sie können alle an derselben Gasteinrichtung oder auch an unterschiedlichen Gasteinrichtungen beschäftigt sein, solange diese in einem EU-Mitgliedstaat oder einem an Horizont 2020/Horizont Europa assoziierten Land liegen. Seit dem Call 2019 kann pro Synergy-Grant-Projekt ein Wissenschaftler oder eine Wissenschaftlerin am Projekt teilnehmen, wenn die Gasteinrichtung in einem nicht-europäischen Drittstaat ansässig ist. Für letztgenannte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler gilt die Verpflichtung, mindestens 50 Prozent der Arbeitszeit über die Projektdauer in Europa zu verbringen, nicht.

Wichtig ist die enge Zusammenarbeit der Teams. Inhaltlich zielen die Synergy Grants auf Projekte ab, in denen sich mehrere herausragende "Köpfe" mit ihren Teams zu fundamentalen Wissenschaftsfragen vernetzen und aktiv miteinander forschen. Am Ende können dabei unvorhergesehene, völlig neuartige Forschungsergebnisse erzielt werden, die nur durch das Zusammenbringen der unterschiedlichen Kompetenzen der einzelnen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ermöglicht wurden.

2.22 Besteht die Verpflichtung zu Open Access in ERC-Projekten?

Ja, in allen Horizont-2020- und Horizont-Europa-Projekten besteht eine vertragliche Pflicht zu Open Access für die Verbreitung der Forschungsergebnisse in Form von begutachteten Publikationen sowie der ihnen zugrundeliegenden Daten (Open Data).

Publikationen und Forschungsdaten sind in elektronischer Form für Dritte unentgeltlich frei zugänglich zu machen.

Diese Open-Access-Pflicht für Publikationen besteht nur, wenn sich die Projektpartner für eine Verbreitung der Ergebnisse entscheiden. Das Recht, die Ergebnisse beispielsweise durch Patente zu schützen oder für weitere Forschung und Entwicklungsmaßnahmen zunächst geheim zu halten oder anderweitig zu verwerten, bleibt davon unberührt. Verstöße gegen die Verpflichtung zu Open Access von Forschungspublikationen könnten von der Europäischen Kommission zum Beispiel mit finanziellen Rückforderungen sanktioniert werden.

Bei Forschungsdaten (Open Data) lautet der Grundsatz der Europäischen Kommission: "as open as possible, as closed as necessary". Deshalb gibt es hier, anders als bei Publikationen, eine Opt-out-Möglichkeit. ERC-Projekte können jederzeit aus Open Data aussteigen.

Die Kosten, die in Zusammenhang mit Open Access während der Projektlaufzeit entstehen, sind erstattungsfähig.

Weitere Informationen: Horizont 2020 und Horizont Europa

Online Manual

2.23 Kann ich einen Proof of Concept (PoC)-Antrag einreichen, wenn ich zeitgleich auch einen Starting, Consolidator, Advanced oder Synergy Grant beantrage?

Ja, das ist möglich.

Die Einreichungsbeschränkungen, die im ERC Arbeitsprogramm 2024 für die ERC Hauptausschreibungen zur Pionierforschung beschrieben sind (siehe Seiten 32-34), gelten nicht für die ergänzende Proof of Concept Förderung.

Die Einschränkungen für den Proof of Concept finden Sie im Arbeitsprogramm auf Seite 49:

• Principal Investigators können nur einen Vorschlag im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für das ERC Arbeitsprogramm 2024 einreichen. Werden weitere Anträge zu unterschiedlichen Stichtagen eingereicht, wird nur der erste zulässige und förderfähige Antrag berücksichtigt.
• Pro Hauptförderprojekt können maximal drei Proof of Concept Grants vergeben werden, mit Ausnahme des Synergy Grants, bei dem maximal sechs Proof of Concept Grants pro ERC-gefördertem Projekt vergeben werden können.
• Proof of Concept Grants können parallel laufen, sofern sie die Förderbedingungen des Arbeitsprogramms erfüllen, in dessen Rahmen sie gewährt wurden.

Außerdem können sich Hauptforscher von Synergy Grant-Projekten nur dann für die ERC-2024-PoC-Aufforderung bewerben, wenn alle Hauptforscher desselben Synergy Grant-Projekts schriftlich zustimmen.

2.24 Worin besteht der Hauptunterschied zwischen dem Lump Sum Model des Advanced Grant und dem tatsächlichen Kosten Model

Sowohl beim Ist-Kosten-Modell (actual cost model) als auch beim Pauschalierungsmodell (Lump Sum) bewerten die ERC-Panels die Budgets der vorgeschlagenen Projekte. Beim Ist-Kosten-Modell erstattet die ERC-Exekutivagentur den Begünstigten den vom Bewertungsgremium genehmigten Höchstbetrag auf der Grundlage der in den regelmäßigen Berichten angegebenen tatsächlich angefallenen förderfähigen Kosten. Beim Pauschalmodell hingegen zahlt die ERC-Exekutivagentur nach der Genehmigung des Budgets des Vorschlags durch das Gremium den vollen Zuschussbetrag in zwei Raten aus, eine in Höhe von 80 % zu Beginn des Projekts und eine in Höhe von 20 % nach dessen Abschluss. Die Begünstigten müssen keine Kostenabrechnungen einreichen, aber sie müssen über den wissenschaftlichen Fortschritt und die Durchführung des Projekts berichten.

2.25 Wird es eine Änderung bei der Bewertung der Lump Sum Anträge geben?

Die Bewertungskriterien, die das Gremium bei der Bewertung von Anträgen im Rahmen des Lump Sum Models anwendet, werden nicht geändert. Wissenschaftliche Exzellenz bleibt das einzige Bewertungskriterium. Um dem Gremium die Bewertung des Budgets zu erleichtern und eine wirtschaftliche Verwaltung der EU-Mittel zu gewährleisten, werden die Antragsteller aufgefordert, mehr Einzelheiten zu bestimmten Budgetkomponenten vorzulegen. So müssen beispielsweise die Personalkosten in Personenmonaten für jede Personalkategorie angegeben werden, und die Kosten für die Ausrüstung müssen Angaben zu den angewandten Abschreibungsregeln enthalten.

2.26 Wie flexibel ist das Budget des Advanced Grant Projektes, wenn der Pauschalbetrag feststeht.

Die Abweichungen vom ursprünglichen Plan sind im Rahmen des zugewiesenen Budgets zulässig, solange sie den wissenschaftlichen Zielen des Projekts dienen.

2.27 Werden ERC Lump Sum Projekte übertragbar sein?

Das Recht auf Übertragbarkeit, d.h. die Möglichkeit für die Principal Investigators, mit ihrer Finanzhilfe an eine andere Gasteinrichtung zu wechseln, wird im Rahmen des ERC-Pauschalfinanzierungsmodells beibehalten.

2.28 Wird es beim Pauschalmodell noch Audits geben?

Es wird keine finanziellen Audits von Rechnungen, Personalkosten, Arbeitszeitnachweisen usw. geben. Bestimmte so genannte "technische Audits" werden jedoch wie bisher durchgeführt, wenn Probleme bei der Durchführung des Projekts auftreten, z. B. in Bezug auf die Einhaltung ethischer Grundsätze, Beschaffungsverfahren oder das zeitliche Engagement des Principal Investigators. Die wissenschaftliche und technische Dokumentation, die für Pauschalzuschüsse erforderlich ist, ist dieselbe wie für die nicht-finanziellen technischen Audits, die derzeit im Rahmen von Zuschüssen zu den tatsächlichen Kosten und für PoC-Zuschüsse durchgeführt werden können.

2.29 Können Antragsteller zwischen einem pauschalen Arbeitspaket, das das gesamte Projekt umfasst, oder mehreren pauschalen Arbeitspaketen wählen?

In Übereinstimmung mit einer Entscheidung des wissenschaftlichen Rates des ERC werden Advanced Grant 2024-Projekte ein einziges formelles Arbeitspaket umfassen, das das gesamte Projekt abdeckt. Dies bedeutet, dass das Projekt als Ganzes für die Durchführung und die Abschlusszahlung bewertet wird. Dieser Aspekt wurde als wichtig erachtet, um die für Pionierforschungsprojekte erforderliche Flexibilität zu wahren.

Der Grundsatz eines einzigen pauschalen Arbeitspakets steht nicht im Widerspruch zu der Freiheit des Antragstellers, seinen Forschungsvorschlag in jeder beliebigen Form zu planen und zu strukturieren (z. B. Forschungslinien, Ziele, verschiedene Teilprojekte usw.).

2.30 Ist das für den ERC Advanced Grant 2024 vorgesehene Pauschalmodell dasselbe wie das ERC Proof-of-Concept (PoC) Programm?

Nein. Für die ERC Advanced Grants 2024 wird die Höhe des Pauschalbetrags durch die vorgeschlagenen Aktivitäten und die benötigten Ressourcen bestimmt und ist daher von Vorschlag zu Vorschlag unterschiedlich. Der Höchstbetrag für Advanced Grants liegt bei 2,5 Millionen Euro, zu dem in begründeten Fällen weitere 1 Million Euro hinzukommen können.

ERC Proof of Concept Grants werden nach einem festen Pauschalmodell durchgeführt, bei dem jedes geförderte Projekt über das gleiche Budget verfügt, derzeit 150.000 €.

2.31 Ist der Overhead von 25 Prozent bereits in der maximalen Fördersumme enthalten oder wird er zu der Höchstsumme addiert?

Die maximale Fördersumme beim ERC Starting Grant beträgt 1,5 Millionen Euro und beim ERC Consolidator Grant maximal 2 Millionen Euro. Der Overhead in Höhe von 25 Prozent ist in der maximalen Fördersumme inbegriffen.

Dazu heißt es im Leitfaden für Antragstellende (S. 22):

Budget table
The ERC funds up to 100% of the total eligible costs. The costs cover the full project duration. This includes the direct costs of the project plus a flat-rate financing of indirect costs calculated as 25% of the total eligible direct costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and internally invoiced goods and services, which already include indirect costs. The flat rate is automatically calculated by the system.

3.1 Wie wählt der/die Principal Investigator (PI) das richtige Evaluierungspanel?(StG, CoG, AdG und SyG)

Bei Starting Grant, Consolidator Grant und Advanced Grant muss bei der Antragstellung das Panel angegeben werden, in dem der Antrag begutachtet werden soll. Die Übersicht der 28 thematischen Panels (9 Panel für "Life Sciences", 11 Panel für "Physical Sciences and Engineering", 8 Panel für "Social Sciences and Humanities") ist im jeweiligen Arbeitsprogramm sowie auch im Leitfaden zur Antragstellung im Anhang enthalten. Sie sollten das Panel wählen, in dem der thematische Schwerpunkt Ihres Projekts liegt. Bei der Einordnung können die Stichwörter helfen, die für jedes Panel angegeben sind (siehe Information for Applicants). Zur weiteren Orientierung haben Sie die Möglichkeit, sich die Listen der Panel-Mitglieder der vergangenen Ausschreibungen anzusehen.

Die Auswahl des richtigen Evaluierungspanels ist wichtig, da der Antrag in der Regel in dem Panel evaluiert wird, das Sie als "primary panel" im Antrag angeben. Nur in Ausnahmefällen wird der Antrag in ein anderes Panel weitergegeben. Sie haben die Möglichkeit, ein "secondary panel" anzugeben, wenn Sie meinen, dass es von Vorteil wäre, wenn auch Mitglieder aus einem anderen Panel den Antrag evaluieren.

Für die Synergy Grants gibt es in der ersten Evaluierungsstufe keine vorbestimmten Panels. Die Antragstellenden sollten daher die Auswahl der vorgegebenen Key Words gut überlegen. Zusätzliche freie Schlüsselworte sollten so präzise wie möglich das Projekt beschreiben. Anhand der vorgegebenen und freien Schlüsselwörter sowie des Abstracts erfolgt bei den Synergy Grants die Auswahl der Gutachterinnen und Gutachter, die den Antrag als erstes lesen.

3.2 Proof of Concept (PoC): Wer begutachtet die Anträge?

Die Anträge werden in einem internationalen "Peer-Review"-Verfahren von externen Gutachterinnen und Gutachtern evaluiert. Dies sind vor allem Vertreterinnen und Vertreter aus der Industrie, Ministerien oder öffentlichen Einrichtungen sowie Expertinnen und Experten für Wissens- und Technologietransfer. Anders als bei den anderen ERC-Förderlinien handelt es sich um ein einstufiges Verfahren und ein Treffen des Begutachtungspanels findet nicht notwendigerweise statt. Die Anträge werden von einzelnen Gutachterinnen und Gutachtern mit "sehr gut", "gut" oder "nicht bestanden" bewertet. Diese beziehen sich auf die einzelnen Begutachtungskriterien "Exzellenz" (in diesem Fall Innovationspotenzial), Wirkung sowie Qualität und Effizienz der Implementierung (Qualität des Proof of Concept-Plans). Um gefördert zu werden, muss ein Projekt von der Mehrheit der Gutachterinnen und Gutachtern eine "sehr gute" oder "gute" Bewertung für jedes der Kriterien erhalten haben.

Wenn nicht genügend Budget zur Verfügung steht, um alle Vorschläge zu finanzieren, die alle drei Bewertungskriterien erfüllen, werden die Vorschläge, die alle drei Bewertungskriterien erfüllen, nach den Noten eingestuft, die sie von den Gutachtern erhalten haben, sortiert nach der Reihenfolge, in der die Bewertungskriterien oben aufgeführt sind. Die Vorschläge werden in der Reihenfolge dieses Rankings finanziert.

Gegebenenfalls treffen sich die Gutachterinnen und Gutachter als Bewertungsgruppe, um eine Rangfolge für gleichrangige Vorschläge festzulegen.

Listen von Panelvorsitzenden und Panelmitglieder (unter "Dokumente zur Begutachtung")

3.3 Können Gutachterinnen oder Gutachter ausgeschlossen werden?

Ja, man kann bis zu drei Personen von der Begutachtung des eigenen Antrags ausschließen. Hierzu kann in den A-Formularen der Name, die Einrichtung und gegebenenfalls eine Webseite der betreffenden Personen angegeben werden. Ein solcher Antrag auf Ausschluss wird von der Exekutivagentur des ERC vertraulich behandelt und geprüft.

Genauere Informationen finden sich in den begleitenden Dokumenten der jeweiligen Ausschreibung (ERC Rules for Submission and Evaluation).

3.4 Wie lange dauert das Begutachtungsverfahren? Wann kann das Projekt starten?

Nach Ende der Einreichungsfrist dauert es bei den ERC-Grants etwa neun bis zehn Monate, bis die Begutachtung vollständig abgeschlossen ist. Die Phase der Vertragsvorbereitung (Grant Preparation) kann im Anschluss nochmals mehrere Wochen dauern – je nach Klärungsbedarf auf Seiten der Gasteinrichtung, der Forschenden oder der ERC-Exekutivagentur. Wenn kein Start-Datum im Vertrag angegeben wird, startet das Projekt zum nächsten Monatsersten nach Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement). Es ist möglich, ein späteres Datum anzugeben, wenn dies von der ERC-Exekutivagentur akzeptiert wird. In der Regel sollte das Projekt spätestens sechs Monate nach der Einladung zur Vertragsvorbereitung starten.

3.5 Welche Rolle spielt im zweiten Evaluationsschritt das Interview?

Innerhalb der zweiten Begutachtungsstufe finden Interviews mit den erfolgreichen Antragstellenden der ersten Begutachtungsphase statt, die von den jeweils zuständigen Panels in Brüssel durchgeführt werden.

In der Regel dauern diese Interviews 25 Minuten, von denen die ersten 5 bis 15 Minuten für eine Präsentation des Forschungsvorhabens durch den Principal Investigator beziehungsweise durch das Team vorgesehen sind. Die verbleibende Zeit ist für die Fragen des Panels eingeplant. Die Zeitvorgaben für die Präsentation werden strikt gehandhabt. Die Interviewergebnisse fließen zusätzlich zu den Einzelgutachten in die Gesamtbewertung ein und können daher eine bedeutende Auswirkung auf die Position der Anträge auf der Rangliste des jeweiligen Panels.

Als Vorbereitung auf das Interview bietet die NKS ERC spezielle Trainings für Bewerberinnen und Bewerber um einen Starting Grant, Consolidator Grant, Advanced Grant sowie Synergy Grant an.

3.6 Wann ist es möglich, den Antrag wieder / erneut einzureichen?

Jährlich veröffentlicht der ERC ein Arbeitsprogramm mit den Deadlines für die ERC-Förderlinien. Bezogen auf die Arbeitsprogramme kann es abhängig vom Evaluierungsergebnis Sperrfristen geben. Sie sind im Arbeitsprogramm unter "Restrictions on submission of Proposals" angegeben. Sie sind unabhängig von der Förderlinie an die Person geknüpft.

Beispiel für das Arbeitsprogramm 2024 für Starting (StG), Consolidator (CoG) und Advanced (AdG) Grants:

• Antragstellende, die es 2023 in die zweite Stufe geschafft haben, können unabhängig von der Note (A oder B) im Arbeitsprogramm 2024 direkt wieder einreichen.
• Wer 2023 in der ersten Stufe mit einem "B" oder "C" beurteilt wird, kann zu den Calls des Arbeitsprogramms 2024 keinen Antrag stellen.

Es ist förderlinienübergreifend nur eine Begutachtung pro Jahr möglich. Wenn mehrere Anträge zu Calls eines Arbeitsprogramms eingereicht werden, wird der erste gültige Antrag evaluiert. Zudem dürfen Forschende nur in einem ERC-Projekt zur gleichen Zeit als Principal Investigator aktiv sein. Das Thema des Antrags (ob gleich, ähnlich oder anders als im Vorjahr) ist für die Frage der Wiedereinreichung nicht relevant.

Für die Wiedereinreichung für Synergy Grants (SyG) gibt es laut ERC-Arbeitsprogramm 2024 nur eine Beschränkung: Wer mit C in der ersten Begutachtungsstufe zu den Ausschreibungen 2022 oder 2023 bewertet wurde, kann sich nicht für einen Synergy Grant 2024 bewerben. In allen anderen Fällen gibt es keine Beschränkungen.

Wurde in den Anträgen zu Calls der Arbeitsprogramme 2022 oder 2023 Verstöße gegen die wissenschaftliche Integrität festgestellt, können sich Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler nicht für Calls im Arbeitsprogramm 2024 bewerben.

3.7 Ist man nach einer Ablehnung mit Note B oder C nur für die aktuelle Förderlinie (beispielsweise Starting Grant) gesperrt?

Nein, die Ablehnung gilt für eine Antragstellung in allen Förderlinien, außer Synergy Grant.

Eine Antragstellerin oder ein Antragsteller im Bereich Starting Grants, die ihren oder seinen Doktorgrad vor 7 Jahren erhalten hat und ein C erhält, muss zwei Jahre aussetzen bevor eine Einreichung beim ERC wieder möglich ist. Er oder sie kann nicht direkt im darauffolgenden Jahr einen Consolidator Grant einreichen. Im dritten Jahr ist eine Antragstellung in den Consolidator Grants wieder möglich.

3.8 Kann ich mich erneut bewerben, wenn meine Förderung zu Ende geht?

Forschende, die bereits einen ERC-Grant erhalten haben, dürfen sich vor Ablauf des Projekts erneut bewerben. Voraussetzung ist, dass das bereits bestehende Projekt maximal zwei Jahre nach der Deadline zum neuen Aufruf endet. Maßgeblich ist dabei das Enddatum des bestehenden Vorhabens, wie es in der Zuwendungsvereinbarung (Grant Agreement) festgelegt ist. Für sie gelten die gleichen Regeln und das gleiche Auswahlverfahren wie für alle anderen Antragstellenden. Eine Person darf jedoch nicht zwei Grants auf einmal innehaben. Das heißt, das erste Projekt muss abgeschlossen sein, bevor das zweite beginnen kann.

3.9 Wie lange nach Projektende des Forschungsgrants kann ich noch einen Proof-of-Concept-Antrag stellen?

Für jedes Arbeitsprogramm kann nur ein "ERC Proof of Concept" -Antrag gestellt werden. Voraussetzung ist ein ERC-Forschungsgrant, der entweder noch läuft oder – für das ERC-Arbeitsprogramm 2024 – weniger als 12 Monate vor dem 1. Januar 2024 geendet hat.

Allen Grantees und Einrichtungen, die mit dem PoC in die Richtung Technologietransfer gehen möchten, bietet die NKS ERC Unterstützung und Erfahrungswerte an.

Weitere Informationen

3.10 Kann ich gegen die Entscheidung des ERC Einspruch einlegen? (Redress-Verfahren)

Ja. Es besteht die Möglichkeit, dass der/die PI oder die betreffende Gastinstitution innerhalb eines Monats nach Erhalt eines negativen Bescheids ein Verfahren einleitet. Dies kann jedoch nur angewandt werden, wenn die Zweifel an der Richtigkeit des Ergebnisses auf ein formelles Versäumnis der Evaluierung zurückzuführen sind, nicht jedoch, wenn die inhaltlichen Beurteilungen oder die Qualifikation der Begutachtenden angezweifelt werden.

Weitere Informationen dazu finden sich auch im jeweiligen Leitfaden für Antragstellende und in den ERC Rules of submission and evaluation under Horizon Europe.

4.1 Was sind direkte und indirekte Kosten?

Beim ERC können 100 Prozent der erstattungsfähigen direkten Kosten beantragt werden. Diese lassen sich dem Projekt direkt zuordnen (beispielsweise Personal, Ausstattung, Verbrauchsgüter, Reisen).

Als Pauschale für die indirekten Kosten können bei Horizont 2020 25 Prozent der direkten Kosten veranschlagt werden (nach Abzug der Kosten für Unteraufträge sowie der Kosten für Ressourcen, die von Dritten zur Verfügung gestellt und nicht in den Einrichtungen des Zuwendungsempfängers verwendet werden). Auch bei Horizont Europa beträgt die Pauschale 25 Prozent der direkten zuwendungsfähigen Kosten. Davon ausgenommen sind im Wesentlichen nur noch die Unteraufträge sowie Kostenkategorien, die bereits indirekte Kosten beinhalten wie die interne Leistungsverrechnung.

Indirekte Kosten lassen sich dem Projekt nicht direkt zuordnen (beispielsweise Miete, Heizung, feste Ausstattung, Versicherung) und müssen nicht einzeln nachgewiesen werden. Direkte und Indirekte Kosten ergeben die Gesamtkosten des Antrags. Zusammen dürfen sie nicht die maximal zu beantragende Summe übersteigen.

Zu den nicht erstattungsfähigen Kosten gehören beispielsweise Umtauschverluste, abzugsfähige Mehrwertsteuer oder Rückstellung für zukünftige Verluste oder Schulden.

Für mehr Informationen zu diesem Thema konsultieren Sie bitte das Annotated Model Grant Agreement (Dokumente).

Auch für die Förderpauschale von 150.000 Euro beim Proof of Concept gilt, dass diese alle direkten Kosten des Projekts und zusätzlich eine Pauschale von 25 Prozent der direkten Kosten, zur Deckung der indirekten Kosten, umfassen soll. Die zu erstattenden Kosten müssen im Antrag beschrieben werden. Die Pauschale wird nur für Kosten ausgezahlt, die auch in einem regulären ERC-Projekt auf Basis tatsächlicher Kosten erstattungsfähig wären.

4.2 Wie werden Audit-Kosten veranschlagt?

Diese Kosten sollten mit eingeplant werden.

Eine Prüfbescheinigung ("Audit") wird nur einmal zum Projektende fällig, wenn die von der EU ausgezahlten Zuwendungen an eine Einrichtung die Summe von 325.000 Euro in Horizont 2020 als Erstattung der tatsächlichen Kosten und Stückkosten (außer der Pauschale für die Gemeinkosten) erreichen oder übersteigen. Die Prüfbescheinigung muss zusammen mit dem Abschlussbericht eingereicht werden.

Die Kosten für diese Prüfungen können im Rahmen eines ERC-Grants auf zwei verschiedene Arten abgerechnet werden:

• Extern: Sollte Ihre Einrichtung über keine interne Wirtschaftsprüfung verfügen, muss diese extern beauftragt werden. Die anfallenden Kosten werden als "Services" im Bereich "Other direct costs" aufgeführt und so abgerechnet.
• Intern: Sollte Ihre Einrichtung über eine interne Wirtschaftsprüfung (Revision) verfügen, so werden die anfallenden Kosten in der Regel als Personalkosten abgerechnet.

Wichtig: Bitte konsultieren Sie im Vorfeld in jedem Fall Ihre Gasteinrichtung und erfragen Sie die Audit-Modalitäten. Beachten Sie bitte außerdem, dass für Horizont Europa eine neue Auditgrenze gilt. Der neue Schwellenwert wird ermittelt bezogen auf die gesamte Summe der ausgezahlten Kosten und liegt dann bei 430.000 Euro.

4.3 Kann ich eine kostenneutrale Verlängerung des Projekts beantragen?

Ja, in Ausnahmefällen ist es möglich, die Laufzeit eines ERC-geförderten Projektes zu verlängern. Eine solche Verlängerung muss hauptsächlich wissenschaftlich begründet sein und durch eine Vertragsänderung (amendment) erfolgen.

Für die Beantragung einer Vertragsänderung gelten folgende Regeln:

• Die Beantragung muss innerhalb der letzten zwölf Monate der Projektlaufzeit erfolgen, jedoch nicht später als sechs Monate vor Projektende. Der Antrag darf nicht vor dem wissenschaftlichen Zwischenbericht (scientific mid-term report) eingereicht werden.
• Ein ERC-Projekt kann maximal um 12 Monate verlängert werden. Ausnahmen bestehen bei Elternzeiten.
• Pro Grant kann nur einmal eine Projektverlängerung beantragt werden. Es ist nicht möglich, nach einer genehmigten Verlängerung eine Weitere zu beantragen. Ausnahmen bestehen bei Elternzeiten.
• Eine Verlängerung der Projektlaufzeit wirkt sich nicht auf das Projektbudget aus. Es werden über die in der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) festgelegten Projektmittel keine weiteren Mittel zur Verfügung gestellt.
• Eine Verzögerung des Projektstarts oder Verzögerungen innerhalb der ersten Perioden der Projektlaufzeit führen nicht automatisch zu einer Verlängerung des Grants. Eine Verlängerung muss auch in solchen Fällen beantragt und begründet werden.

4.4 Ist es von Vorteil, die maximale Fördersumme des ERC nicht komplettt auszuschöpfen?

Nein, die Höhe der beantragten Fördersumme an sich hat keine Auswirkung auf die Begutachtung. Die beantragte Summe muss logisch aus den einzelnen Posten wie Personal, Verbrauchsmittel oder Reisekosten hervorgehen und realistisch sein. Diese Posten sollten erklärt werden, vor allem, wenn beispielsweise ein besonders teures Großgerät beantragt wird.

4.5 Wann können Kosten beantragt werden, die über das reguläre Maximalbudget hinausgehen?

In allen vier Förderlinien kann man eine gewisse Summe über das reguläre Maximalbudget hinaus beantragen, wenn der oder die Principal Investigator anlässlich des ERC-Grants nach Europa zieht oder für das Projekt größere Geräte angeschafft werden müssen. Über die Notwendigkeit der (zusätzlich beantragten) Mittel entscheiden die Gutachterinnen und Gutachter immer im Einzelfall. Daher sollten die Kosten gut – und vor allem im Zusammenhang mit dem wissenschaftlichen Nutzen für das Projekt – begründet werden.

4.6 Wer verhandelt die Finanzhilfevereinbarung mit dem ERC?

Die Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) von erfolgreichen Anträgen schließt die Exekutivagentur des ERC mit der gesetzlich dazu bevollmächtigten Person (LSIGN) der Gasteinrichtung. Dies geschieht elektronisch im Funding & Tenders Portal. Der Antragstext wird gegebenenfalls leicht angepasst, der Finanzhilfevereinbarung hinzugefügt. Die entsprechenden Bestimmungen können in der ERC-Musterfinanzhilfevereinbarung (Model Grant Agreement) eingesehen werden (siehe Dokumente). Zusätzlich gibt es einen Vertrag zwischen Gasteinrichtung und Principal Investigator (Supplementary Agreement).

4.7 Welche Punkte sollte der Principal Investigtor im Vorfeld mit der Gasteinrichtung absprechen?

Eine enge Absprache mit der Gasteinrichtung ist essenziell für einen reibungslosen Ablauf während der Antragsphase und der Projektlaufzeit. Im Vorfeld sollten unter anderem folgende Punkte besprochen werden:

• Beantragung des eigenen Gehalts
• Abschreibungsregeln für Geräte
• Unterschrift für die Unterstützungserklärung (Commitment of the Host Institution)

Kontaktpersonen an deutschen Hochschulen sind hierfür die EU-Referentinnen und -Referenten der jeweiligen Einrichtung. Sie können Ihre Kontaktperson der Liste der EU-Referentinnen und Referenten an Hochschulen in Deutschland entnehmen.

4.8 In welchem Fall benötige ich einen "Host Commitment Letter"?

Ihr Antrag ist nur dann zulässig, wenn Sie von Ihrer Gasteinrichtung einen "Host Commitment Letter" beifügen. Darin erklärt sich die Einrichtung beispielsweise bereit, die notwendige Infrastruktur zur Verfügung zu stellen und sichert den Antragstellenden die notwendige Unabhängigkeit zur Durchführung des Projektes zu. Nach der Bewilligung der Förderung muss ein "Supplementary Agreement" zwischen Forscherin oder Forscher und Gasteinrichtung geschlossen werden.

Sind weitere Einrichtungen beteiligt ("Additional Institutions“) ist bei Antragstellung kein vergleichbarer Unterstützungsbrief oder Ähnliches notwendig. Die Verwaltung der betreffenden Einrichtung sollte aber dennoch frühzeitig in die Antragstellung involviert werden, auch um die Budgets korrekt zu berechnen. Es ist ratsam, zwischen den beteiligten Einrichtungen rechtliche Vereinbarungen zu treffen. Hierzu gibt es aber keine Vorgaben vom ERC.

4.9 Wie geht es nach der Antragsbewilligung weiter?

Die gesamte Vertragsvorbereitung ("Grant Preparation") wird über das Funding & Tenders Portal abgewickelt. Die Kommunikation zwischen Grantee und European Research Council Executive Agency (ERCEA) beziehungsweise dem Project Officer (PO) erfolgt ebenfalls über das Portal. Nachrichten sind in "Manage my Area" unter "My formal Notifications" abrufbar.

Im Falle einer Bewilligung erhalten der oder die Forschende und die Kontaktperson der Gasteinrichtung per E-Mail ein Einladungsschreiben ("Invitation Letter") oder einen Hinweis darauf, dass ein Einladungsschreiben im Funding & Tenders Portal abrufbar ist.

Das Einladungsschreiben informiert über die einzureichenden Dokumente, die notwendigen Eingaben im  Funding & Tenders Portal, Kontaktperson ("Project Officer") und den Zeitplan für die Vertragsvorbereitung.

Das Online Manual erläutert das Verfahren und die technischen Schritte im Falle einer Bewilligung:
H2020
Horizont Europa

4.10 Wie funktioniert die Vertragsunterzeichnung?

Die Vertragsunterzeichnung erfolgt ausschließlich online über das Funding & Tenders Portal. Es muss kein Vertrag mit Originalunterschrift in Papierform eingereicht werden. Sobald die Vertragsvorbereitung abgeschlossen ist, werden Project Officer (PO) und Kontaktperson der Gasteinrichtung per E-Mail benachrichtigt. Eine entsprechende Benachrichtigung liegt ebenfalls im Funding & Tenders Portal vor. Zuerst unterschreibt der oder die Bevollmächtigte der Gasteinrichtung den Vertrag und abschließend der Vertreter oder die Vertreterin der Europäischen Kommission / ERCEA. Falls weitere Förderempfänger ("Additional Institutions") am Projekt beteiligt sind, werden diese anschließend aufgefordert, ein Beitrittsformular binnen 30 Tagen zu unterzeichnen.

Weitere Informationen zur Vertragsunterzeichnung (grant signature) und zum Thema digitale Signatur

Jede Einrichtung muss einen Legal Entity Appointed Representative (LEAR) benennen. Dieser ist für die Europäische Kommission die Kontaktperson für alle Fragen zum Rechtsstatus der Einrichtung.

4.11 Wie kommt Annex 1 der Finanzhilfevereinbarung zustande?

Die "Description of the Action" (DoA) bildet Annex 1 der "Finanzhilfevereinbarung" (Grant Agreement). Er besteht aus zwei Teilen. Teil A wird automatisch anhand der Daten erstellt, die in den Online-Formularen im Funding & Tenders Portal eingegeben wurden. Darin enthalten ist unter anderem die Projektzusammenfassung aus dem Antrag.

Für den ausformulierten Teil B der DoA werden die Antragsteile B1 und B2 zu einem Dokument zusammengeführt und in das Funding & Tenders Portal hochgeladen. Ein Leitfaden zur Erstellung des Dokuments wird mit dem Einladungsschreiben zur Vertragsvorbereitung ("Grant Preparation") bereitgestellt.

 Informationen zur Description of the Action im Online Manual

4.12 Kann ich den Grant beim Wechsel an eine andere Einrichtung mitnehmen?

Ja, dies ist möglich. Der Wechsel muss begründet werden und die ERC-Exekutivagentur muss diesem zustimmen.

Mögliche Gründe dafür sind zum Beispiel ein Ruf an eine andere Einrichtung oder nicht eingehaltene Zusagen der Gasteinrichtung.  Das Projekt muss an der neuen Einrichtung genauso gut durchführbar sein wie an der alten. An der Gesamtfördersumme kann nichts geändert werden.

Im Falle eines Transfers muss die ursprüngliche Gasteinrichtung alle verbleibenden Fördermittel an die neue Gasteinrichtung weiterleiten.

4.13 Was sind meine Pflichten als Principal Investigator bei der Durchführung des Projekts?

Mit der Annahme eines ERC-Grants verpflichtet sich der oder die Principal Investigator (PI) dazu, alle für die erfolgreiche Projektdurchführung notwendigen Schritte zu unternehmen. Insbesondere muss der oder die PI zwei wissenschaftliche Berichte (Zwischen- und Abschlussbericht, im 30. beziehungsweise 60. Monat der Projektlaufzeit) verfassen sowie die Verwaltung bei der Erstellung von vier Finanzberichten für die Exekutivagentur des ERC unterstützen (Monate 18, 36, 54 und 60). Die Berichte sind online über das Funding & Tenders Portal einzureichen.

4.14 Kann ich als Principal Investigator mein eigenes Gehalt finanziert bekommen?

Ja, das Gehalt des oder der Principal Investigators (PI) kann entsprechend der tatsächlich für das ERC-Projekt angefallenen Arbeitszeit über den Grant finanziert werden. Eine Beantragung des vollen Gehaltes würde bedeuten, dass 100 Prozent der Arbeitszeit des oder der PI auf das ERC-Projekt verwendet werden muss. Ist dies nicht der Fall (kommen beispielsweise noch andere Tätigkeiten wie Lehre hinzu), darf auch nicht das volle Gehalt beantragt werden.

4.15 Kann ich wegen anderer Aktivitäten meine Arbeitszeit verringern?

Ja, das ist möglich. Es ist dabei zu beachten, dass diese Änderung das Resultat des Forschungsprojektes beeinflussen kann. Es ist daher möglich, dass ein Begutachtungspanel den Antrag erneut auf wissenschaftliche Durchführbarkeit prüft. Sollten die Gutachterinnen und Gutachter entscheiden, dass die wissenschaftliche Arbeit des Projekts mit einem geringeren Arbeitsaufwand des Principal Investigators nicht wie geplant durchgeführt werden kann, wird der Reduzierung nicht zugestimmt. In jedem Fall wird eine solche Änderungen oft zu einer Vertragsänderung der Finanzhilfevereinbarung (Amendment to the Grant Agreement) führen.

4.16 Ist es möglich, eine halbe Sekretariatsstelle für das Projektmanagement zu beantragen?

Prinzipiell können derartige Stellen über die ERC-Förderung finanziert werden. Im Regelfall sollten Verwaltungs- und Sekretariatsstellen allerdings vom Overhead / den indirekten Kosten abgedeckt werden. Wenn die Sekretariatsarbeit aber direkt und ausschließlich dem Projekt zugeordnet werden kann, und wenn dieses Vorgehen mit den üblichen Management- und Abrechnungsregelungen der Gasteinrichtung übereinstimmt, können diese Art Kosten als direkte Kosten abgerechnet werden.

4.17 Können die Teammitglieder auch für Forschungszwecke an andere Einrichtungen entsandt werden?

Ja, Teammitglieder können zu Forschungszwecken an andere Einrichtungen entsandt werden. Gerade bei längeren Entsendungen sollte dies vorab im Antrag berücksichtigt werden. Darüber hinaus ist es möglich, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die über die ganze Projektlaufzeit an einem anderen Ort ihren Sitz haben, als Teammitglieder zu integrieren. Dies sollte jedoch bei der Antragstellung ausdrücklich erläutert und begründet werden.

4.18 Während meines Projektes sollen Forschende für eine sehr kurze Zeit an unser Institut kommen. Können die Kosten für diese Aufenthalte über den ERC-Grant finanziert werden?

Generell können Reisekosten und Übernachtungskosten nur für Teammitglieder des ERC-geförderten Projekts erstattet werden. Reisekosten für externe Expertinnen und Experten, die punktuell für das Projekt einen Beitrag leisten, können ebenso  abgerechnet werden; dies sollte in Annex I vorab dargelegt werden. Abgerechnet werden sollten Reise- und Übernachtungskosten nach den einrichtungsüblichen Vorgaben (beispielsweise Bundes- oder Landesreisekostengesetz).

4.19 Wie wird die Finanzierung von Gerätschaften bei ERC-Projekten gehandhabt?

Bei der Finanzierung von Geräten durch den ERC sind die an der jeweiligen Gasteinrichtung geltenden Abschreibungsregeln und -sätze zu berücksichtigen. Vom ERC können normalerweise nur die während der Projektlaufzeit anfallenden Abschreibungsraten erstattet werden. Beim Kauf von Geräten muss in aller Regel die Gasteinrichtung in Vorleistung gehen, da der ERC nur Abschreibungen in Höhe des Nutzungsanteils auf dem ERC Projekt fördert. Schon vor Beantragung sollten deshalb Folgekosten, wie etwa nicht von der Projektlaufzeit gedeckte Abschreibungsbeträge, bei den Verhandlungen mit einer potenziellen Gasteinrichtung berücksichtigt werden.

4.20 Ich möchte die Anschaffung von Gerätschaften über die ERC-Förderung finanzieren. Muss ich verschiedene Preisangebote einholen und mit meinem Antrag zusammen einreichen?

Nein, der ERC verlangt in der Antragsphase keine Kostenvoranschläge. Es ist allerdings wichtig, dass Sie Kosten realistisch schätzen.

4.21 Ist es möglich, Gerätschaften im Rahmen eines ERC-Grant zu leasen anstatt sie zu kaufen?

Ja, das ist möglich. Die Entscheidung, ob Gerätschaften gekauft oder geleast werden sollte mit den Regelungen der Gasteinrichtung übereinstimmen. Der Principal Investigator muss diese Entscheidung bei den Vertragsverhandlungen und in den Audits erklären.

Prinzipiell gilt Folgendes: Die beantragten Kosten für langlebige Ausrüstungsgüter (durable equipment), die mit Kaufoption geleast werden, dürfen nicht die Kosten übersteigen, die angefallen wären, wenn die Gerätschaften gekauft und mit der üblichen Handhabung abgeschrieben worden wären. Falls es keine Kaufoption gibt (operational leasing), findet keine Abschreibung statt. Die Kosten können in diesem Fall aber erstattet werden, wenn diese Handhabe den üblichen Regelungen der Gasteinrichtung entspricht und das Leasing die Kosten für einen Kauf der Gerätschaften nicht übersteigt.

4.22 Ist es möglich, eine Kostenerstattung für Wartungen zu beantragen?

Ja, wenn die Wartungskosten Teil des Kaufs der Gerätschaften sind. Wenn zusätzlich zum Kauf eine Firma beauftragt wird, um die Wartungsarbeiten durchzuführen, muss dies als Unterauftrag abgerechnet werden (subcontract) Die Kosten sind erstattungsfähig.

4.23 Ist es möglich, Computer als direkte Kosten abzurechnen?

Prinzipiell ist dies möglich. Allerdings hängt es davon ab, wie die Geräte gebraucht werden und welche Regelungen diesbezüglich an der Gasteinrichtung angewandt werden. Im Regelfall werden Computer und Laptops als Grundausstattung eines Büros als indirekte Kosten gewertet. Wenn der Gebrauch der Geräte aber direkt und ausschließlich dem ERC-Projekt zugeordnet werden kann und wenn der Gebrauch den üblichen Abrechnungsregelungen der Gasteinrichtung entspricht, können solche Kosten als direkte Kosten abgerechnet werden (zum Beispiel Computer mit hoher Verarbeitungsleistung, die für das Projekt notwendig sind und in der Regel nicht als Büroausstattung genutzt werden).

4.24 Gibt es generelle Regelungen für Verschiebungen im Gebrauch des Budgets?

Aus Sicht der Exekutivagentur des ERC sind die Regelungen für Budgetverschiebungen beispielsweise für nicht verbrauchte Personalkosten oder Übertragung von übrig gebliebenem Budget in die zweite Berichtsperiode sehr flexibel. Solche Verschiebungen benötigen keine Zustimmung der Exekutivagentur des ERC und auch eine Mitteilung an den Project Officer ist in den meisten Fällen nicht notwendig.

Die Budgetkalkulation muss allerdings angepasst werden und im nächsten Finanzbericht (financial report) ausreichend begründet sein. In der Vorlage für den Finanzbericht gibt es die Sektion "budget follow-up", in der Umverteilungen für die nächste Berichtsperiode angezeigt werden können.

Es gibt zwei Ausnahmen dieser allgemeinen Regelung:

• Unteraufträge (subcontracts) und
• Änderungen, die die wissenschaftlichen Resultate beeinflussen und wesentliche Änderungen des Projektablaufs darstellen,

müssen immer mit einer Vertragsänderung (amendment) einhergehen.

4.25 Kann über den Grant eine Lehrvertretung für den Principal Investigator finanziert werden?

Personalkosten, die über den Grant finanziert werden sollen, müssen direkt der Durchführung des geförderten Forschungsprojektes zurechenbar sein und können lediglich entsprechend dem für das Projekt nachweisbar aufgewendeten Zeitaufwand erstattet werden. Damit ist eine direkte Verwendung des ERC-Grants zur Einstellung einer Lehrvertretung für den Principal Investigator nicht möglich.

Allerdings kann die Gastinstitution die durch die Erstattung von projektbezogenen Personalkosten des Principal Investigators freigewordenen Finanzmittel verwenden, um damit eine entsprechende Lehrvertretung zu finanzieren. Dies ist individuell zwischen Forschenden und Gasteinrichtung zu regeln.

4.26 Können die Kosten für eine Elternzeit des Principal Investigators oder eines Teammitglieds über den Grant finanziert werden?

Kosten, die der Gasteinrichtung entstehen, wenn Mitarbeitende in einem ERC-Projekt in Elternzeit gehen, können vom ERC anteilig (das heißt entsprechend der Arbeitszeit für das Projekt) erstattet werden. Bedingung ist, dass diese Kostenerstattung den üblichen Regelungen der Gasteinrichtung entspricht und die Kriterien für erstattungsfähige Kosten erfüllt sind.

Falls die Kosten bereits von der nationalen Sozialversicherung abgedeckt sind, können sie nicht über den ERC-Grant finanziert werden (keine Doppelfinanzierung).

Zusätzliche Zahlungen der Gasteinrichtung, die über die gesetzlich festgelegten Beträge hinausgehen, sind nur in bestimmten Fällen erstattungsfähig, da sie grundsätzlich nicht vorgeschrieben sind. Solche Kosten können über den ERC-Grant abgerechnet werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Die zusätzliche Zahlung muss den Kriterien für erstattungsfähige Kosten entsprechen. (Art. 6 GA)
2. Die zusätzliche Zahlung muss Teil der internen Regelungen und / oder Praxis der Gasteinrichtung sein.

Die zusätzliche Zahlung muss für jedes Projekt und alle Angestellten an der Gasteinrichtung gelten, das heißt sie muss einheitlich gehandhabt werden.

4.27 Sind Umzugskosten ("relocation costs") förderfähig?

Dies richtet sich nach der Abrechnungspraxis der Gasteinrichtung. Sofern Kosten hier üblicherweise akzeptiert und erstattet werden, sind auch in ERC-Projekten zum Beispiel der Transport von Gegenständen sowie Miet- und Maklergebühren, als Umzugskosten förderfähig, wenn sie direkt dem Projekt zuzuordnen sind. Die Kosten können jedoch nur erstattet werden, wenn sie innerhalb der Projektlaufzeit anfallen.

4.28 Wann und wie muss das "Supplementary Agreement" eingereicht werden?

Die Zusatzvereinbarung (Supplementary Agreement) schließen die Gasteinrichtung und der Principal Investigator ab. Hiermit verpflichtet sich die Gastinstitution dem Principal Investigator, die für eine ordnungsgemäße Projektdurchführung notwendige Unterstützung und wissenschafttlich Unabhängigkeit zu. Die ERCEA kann die Finanzhilfevereinbarung erst unterzeichnen, wenn das "Supplementary Agreement" vorliegt. Zur Vertragsunterzeichnung muss es daher vorliegen. Während der Vertragsvorbereitung ("Grant Preparation") kann ein Entwurf des "Supplementary Agreement" vorliegen. Das "Supplementary Agreement" soll im Funding & Tenders Portal hochgeladen werden. Bei technischen Schwierigkeiten kann es dem Project Officer auch per E-Mail zugesandt werden.

Horizont Europa: Supplementary Agreement

H2020: ERC Supplementary Agreement