ERC-Projektmanagement
Die Umsetzung der ERC-Projekte folgt grundsätzlich den allgemeinen Regelungen zu Horizont Europa. Dennoch sind einige Besonderheiten für die ERC-Maßnahmen zu beachten.
fotofabrika / stock.adobe.com
Die Umsetzung der ERC-Projekte folgt grundsätzlich den allgemeinen Regelungen zu Horizont Europa. Dennoch sind einige Besonderheiten für die ERC-Maßnahmen zu beachten.
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Die Umsetzung der ERC-Projekte folgt grundsätzlich den allgemeinen Regelungen zu Horizont Europa. Dennoch sind einige Besonderheiten für die ERC-Maßnahmen zu beachten.
Sobald ein ERC-Projektantrag erfolgreich evaluiert wurde und zur Förderung vorgeschlagen wird, bereitet die ERC-Exekutivagentur (ERCEA) auf der Grundlage des Projektantrags den Fördervertrag, die sogenannte Finanzhilfevereinbarung oder das Grant Agreement, vor.
Die Finanzhilfevereinbarung wird zwischen der EU (vertreten durch die ERC-Exekutivagentur) und der Gasteinrichtung, an der das ERC-Projekt umgesetzt werden soll, geschlossen. Für die Erstellung der ERC-Verträge wird eine Musterfinanzhilfevereinbarung verwendet. Nur in wenigen Punkten gibt es die Möglichkeit, von dem Muster abweichende, individuelle Bestimmungen festzulegen.
Die Finanzhilfevereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien, insbesondere in Bezug auf die Projektdurchführung, die Verwendung der Fördermittel und die Berichtspflichten der Projektbeteiligten. Sie beinhaltet unter anderem:
Ergänzend zur Finanzhilfevereinbarung schließen die Gasteinrichtung und die oder der PI eine Zusatzvereinbarung (Supplementary Agreement) ab.
Hierbei muss sich die Gastinstitution verpflichten, dem oder der Forschenden die für eine ordnungsgemäße Projektdurchführung notwendige Unterstützung zukommen zu lassen und wissenschaftliche Unabhängigkeit zu gewährleisten.
Zum Beginn des Projektvorhabens sollte das Projektteam, sofern noch nicht alle Mitarbeitenden feststehen, komplettiert werden. Wissenschaftliche Mitarbeitende können unter anderem über das EURAXESS Portal rekrutiert werden. Weitere Möglichkeiten finden Sie hier.
ERC-Grantees haben eine vertragliche Verpflichtung, die Inhalte ihres ERC-Projekts über die wissenschaftliche Fachöffentlichkeit hinaus zu kommunizieren. Der ERC unterstützt dabei vor allem diejenigen, die sich auch an ein Publikum außerhalb ihres Fachgebietes richten.
Die Förderquoten für ERC-Projekte entsprechen den allgemeinen Regelungen für Forschungsmaßnahmen in Horizont Europa.
Förderfähig sind 100 Prozent der direkten erstattungsfähigen Projektkosten. Dazu zählen unter anderem Personalkosten für den oder die PI und das Forschungsteam, Reisekosten, Kosten für Großgeräte und Material, Unteraufträge und Kosten für die Öffentlichkeitsarbeit und Publikationen.
Publikationen, die aus dem ERC-Projekt erwachsen, müssen öffentlich zugänglich sein (Open Access). Die daraus erwachsenden Kosten sind förderfähig. Hinweise insbesondere zu Journalen und Repositorien finden Sie hier (-> Horizon Europe(2021-2027) -> 3.Open acces cost in Horizon Europe).
Die indirekten Kosten beziehungsweise die Overheadkosten, werden pauschal in Höhe von 25 Prozent der direkten Kosten gefördert. Kosten für Unteraufträge sowie Kosten für Finanzhilfen für Dritte dürfen bei der Berechnung dieser Pauschale nicht einbezogen werden.
Budgetverschiebungen während der Projektlaufzeit zum Beispiel für nicht verbrauchte Personalkosten oder Übertragung von übrig gebliebenem Budget in die zweite Berichtsperiode sind möglich. In Zweifelsfällen sollte immer der zuständige Bearbeiter oder die Bearbeiterin (Project Officer) in der ERC-Exekutivagentur gefragt werden.
Bestimmte Verschiebungen erfordern eine formale Vertragsänderung, das sogenannte Amendment. Dazu gehören nicht im Antrag aufgeführte Unteraufträge (subcontracts) und Änderungen, die die wissenschaftlichen Ergebnisse des Projekts beeinflussen und damit wesentliche Änderungen des Projektablaufs darstellen.
Alle abgerechneten Kosten müssen nachweisbar sein. Dazu sollten die Kosten einerseits durch das Vorhaben beschrieben und andererseits nach einrichtungsüblichen Regeln buchhalterisch festgehalten worden sein.
Auch bei ERC-Projekten muss die tatsächliche Arbeitszeit der Projektmitarbeitenden nachgewiesen werden. Mitarbeitende, die nur einen Teil ihrer Arbeitszeit für das Projekt aufwenden, müssen Zeitnachweise, sogenannte Timesheets, führen. Mitarbeitende, die zu 100 Prozent auf dem ERC-Projekt arbeiten, können statt der Stundenzettel vereinfachte Erklärungen (monthly declaration) abgeben. Informationen zum Nachweis der Kosten finden Sie auf dem Horizont-Europa-Portal.
In Horizont Europa werden alle Berichte elektronisch über das Funding & Tenders Portal eingereicht. Die Berichtspflicht unterteilt sich in den Finanzbericht und den wissenschaftlichen Bericht. Für Ersteren ist grundsätzlich die Gasteinrichtung verantwortlich, für Letzteren der oder die PI des Projekts.
Für ERC-Maßnahmen muss der oder die PI zur Mitte des Projekts einen wissenschaftlichen Zwischenbericht (mid-term report) einreichen. Dieser beschreibt unter anderem den inhaltlichen Fortschritt im Projekt, die bisherigen Ergebnisse des Vorhabens, die erzielten Veröffentlichungen sowie Änderungen im Projektverlauf. Zudem muss eine publizierbare Zusammenfassung des bisherigen Projektverlaufs beigefügt werden. Am Projektende ist ein wissenschaftlicher Abschlussbericht einzureichen, der die finalen Ergebnisse des Vorhabens beschreibt, alle Veröffentlichungen auflistet und erneut eine publizierbare Zusammenfassung des Projekts beinhaltet. Richtlinien zum Verfassen der Berichte sowie allgemeine Hinweise sind auf der Webseite des ERC veröffentlicht.
Zusätzlich zum wissenschaftlichen Fortschrittsbericht hat die Gasteinrichtung Finanzberichte einzureichen. Anders als in den Verbundprojekten von Horizont Europa, fallen die Fristen für den wissenschaftlichen Fortschrittsbericht und den Finanzbericht im ERC auseinander. In der Regel muss ein Finanzbericht nach Abschluss von 18 Monaten eingereicht werden.
Der Finanzbericht enthält einen beschreibenden Part, der Informationen zu den erstattungsfähigen Kosten enthält. Zusätzlich ist eine genaue Auflistung der im Berichtszeitraum für die Einrichtung entstandenen direkten Kosten und eine aktualisierte Übersicht über die Budgetplanung der kommenden Berichtszeiträume einzureichen. Sind neben der Gasteinrichtung weitere Einrichtungen am Projekt beteiligt (additional institutions oder verbundene Einrichtungen), so hat jede zusätzliche Einrichtung einen eigenen Finanzbericht (individual financial statement) zu erstellen. Automatisch wird dann ein Gesamtfinanzbericht (summary financial statement) auf Grundlage der Einzelberichte im Teilnehmerportal erstellt.
Der ERC zahlt zu Beginn des Projektes eine Vorfinanzierung (Pre-Financing). Das Datum der Auszahlung wird vorab im Grant Agreement vereinbart. Es kann optional innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss, 30 Tage nach Projektstart oder bis zu 45 Tage vor dem Startdatum des Projektes gezahlt werden. Weitere Zahlungen erfolgen jeweils nach der Prüfung der periodischen Finanzberichte.
Mit dem Start des Lump Sum Piloten für die Advanced Grants ändern sich dort und nur dort die Auszahlungsmodalitäten und die Nachweispflichten:
Finanzberichte sowie die Prüfbescheinigung (Certificate on the Financial Statement, CFS) am Ende des Projektes entfallen. Weiterhin einzureichen sind Zwischen- und Abschlussberichte zu den fachlich-inhaltlichen Fortschritten im Projektverlauf. Der Abschlussbericht legitimiert die Auszahlung der restlichen Zuwendung.
Ausschlaggebend für eine volle Auszahlung der bewilligten Zuwendung ist ausdrücklich nicht der Erfolg eines Projektes, sondern der Nachweis der Durchführung aller geplanten bzw. notwendigen Schritte. Die Auszahlung erfolgt in zwei Raten:
Der ERC Proof of Concept fördert über einen Pauschalbetrag (Lump Sum). Dies bedeutet, dass jedem erfolgreichen Antrag ein Betrag von 150.000 Euro für die Projektdurchführung gewährt wird. In der Einreichungsphase muss keine Budgetübersicht aufgestellt werden. Dennoch müssen die Kosten, die während des Projekts entstehen, im Antrag narrativ beschrieben werden. Nur Kosten, die auch bei einem ERC-Antrag auf Basis von tatsächlichen Kosten erstattungsfähig wären, können durch den Pauschalbetrag finanziert werden. Dies kann Personalkosten, Unteraufträge und andere direkte und indirekte Kosten umfassen. Förderfähige Aktivitäten sind
Anders als bei einem ERC-Antrag auf Basis von tatsächlichen Kosten ist für Proof-of-Concept-Grants keine Kostenberichterstattung erforderlich. Es gibt keine Finanzprüfungen. Das Projekt muss allerdings bestimmte Qualitätsbedingungen erfüllen und die beschriebenen Ergebnisse liefern, damit der Pauschalbetrag vollständig ausgezahlt werden kann.
Mit der Advanced Grant (AdG) Ausschreibung in 2024 startet der Pilot mit pauschalen Finanzhilfebeträgen (Lump Sum Grants) beim ERC. Die Lump-Sum-Förderung im ERC wird aktuell nur auf ERC AdG Projekte angewendet. Antragstellung, Projektmanagement und -abrechnung sollen vereinfacht und flexibilisiert werden. Hier das Wichtigste in Kürze:
Projektumfang und -ziele:
Es wird weiterhin erwartet, dass die Projekte bahnbrechende Forschung betreiben und wesentliche Beiträge zum wissenschaftlichen Fortschritt leisten. Die Anforderungen an den Projektumfang und die zu erreichenden wissenschaftlichen Ziele bleiben unverändert.
Antragstellung:
Der wissenschaftliche Teil des Antrags (Part B) erfordert die überzeugende Darstellung des exzellenten Projekts, seiner Ziele und der Umsetzung.
Antragstellerinnen und Antragsteller müssen ihr Budget, wie üblich, detailliert planen. Vorlegen müssen sie realistische und nachvollziehbare Kostenschätzungen. Alle förderfähigen Kosten können angesetzt werden. Die „Narrative Section“ zum Budget in Part A bietet zusätzlichen Raum für Erläuterungen.
Die neue sogenannte „Equipment-Depreciation-Tabelle“ muss immer eingereicht - auch wenn keine Kosten für Equipment beantragt werden - sonst gilt der Antrag als unvollständig.
Zusätzlich ist, per Anwählen einer Tickbox, eine Erklärung abzugeben. Es müssen folgende Punkte erfüllt und bestätigt werden:
Ermittlung der Personalkosten:
Personalkosten müssen in Personenmonaten, aufgeschlüsselt nach Personalkategorien, angegeben werden. Für die Kalkulation können die einrichtungsüblichen Personalsätze der Gasteinrichtung (inkl. antizipierter Gehaltssteigerungen innerhalb der Projektlaufzeit) verwendet werden. Für die Evaluierung wird das ERC-Dashboard verwendet. Es enthält Personalkosten aus früheren ERC Projekten, aufgeschlüsselt nach Land und Personalkategorie. Die Angaben im Dashboard gelten als Orientierung. Es ist möglich, abweichende Personalkosten zu beantragen. Abweichungen müssen jedoch plausibel begründet werden, beispielsweise wegen Anwendung der an der Gastinstitution üblichen Personalsätze.
Evaluierung:
Die wissenschaftliche Exzellenz ist und bleibt das einzige Kriterium für die Vergabe der ERC (Advanced) Grants. Das bedeutet, dass die Projekte weiterhin auf Basis ihrer wissenschaftlichen Qualität und des Potenzials für bedeutende Fortschritte in ihrem Forschungsbereich ausgewählt werden. Die beantragten förderfähigen Kosten werden einer Plausibilitätsprüfung unterzogen.
Berichterstattung:
Finanzberichte sowie die Prüfbescheinigung (Certificate on the Financial Statement, CFS) am Ende des Projektes entfallen. Weiterhin einzureichen sind Zwischen- und Abschlussberichte zu den fachlich-inhaltlichen Fortschritten im Projektverlauf. Der Abschlussbericht legitimiert die Auszahlung der restlichen Zuwendung (siehe unten).
Auszahlung der Zuwendung:
Ausschlaggebend für eine volle Auszahlung der bewilligten Zuwendung ist ausdrücklich nicht der Erfolg eines Projektes, sondern der Nachweis der Durchführung aller geplanten bzw. notwendigen Schritte. Die Auszahlung erfolgt in zwei Raten:
Vorteile der pauschalen Förderung über Lump sums im ERC
Die pauschale Förderung über Lump-Sums soll den administrativen Aufwand reduzieren und die Flexibilität bei der Nutzung der Mittel erhöhen. Damit sollen die Forschenden entlastet werden und der Fokus stärker auf dem Erreichen der wissenschaftlichen Ziele liegen. Gleichzeitig bleiben das Prinzip der wissenschaftlichen Exzellenz und der hohe Anspruch an die Forschungsprojekte unverändert.
Weiterführende Informationen
ERC personnel costs data for lump sum evaluations
Webinar ERC Advanced Grants - Lump sums
Annotated Grant Agreement (AGA)
How to manage your lump sum grants
Die NKS Recht und Finanzen hat dazu folgende Informationen:
